So planen Sie erfolgreiche Projekte mit Jira und ONEPOINT

In den folgenden 10 Schritten lernen Sie, wie Sie:

  • Mehrere Jira-Projekte und -Portfolios gleichzeitig verwalten.
  • Alle Details und Komplexitäten eines großen Projekts bewältigen.
  • Fundierte Planungs-, Controlling- und Ressourcenfunktionen integrieren.
  • Jira + ONEPOINT im Zusammenspiel mit Best Practices nutzen.

*Dieser Leitfaden basiert auf der Jira-Integration von ONEPOINT. Wenn Sie bereits mit der Integration vertraut sind, wird Ihnen dieser Leitfaden helfen, das Beste aus Ihren Jira-Projekten herauszuholen. Falls nicht, erfahren Sie hier mehr über Projektmanagement mit Jira und ONEPOINT.


Beide Tools live erleben

Schritt 1: Von der Idee zum Projekt

Projektideen werden in der Regel in einem PM-System "geboren", nicht in einer hauptsächlich ausführungsorientierten Software wie Jira.

Darum behandelt ONEPOINT Projektideen in einem frühen "IDEA"-Stadium bereits wie reguläre Projekte. Sie können somit ein potenzielles Projektteam skizzieren und projektübergreifende Ressourcenplanung auch in Jira von Anfang an nutzen.

Dafür können Sie die einzigartige Projektpipeline (Abbildung 1) verwenden, um Ihre Projektideen in der ersten Spalte von "IDEA" anzuzeigen. Diese Funktion bietet Ihnen einen direkt abrufbaren Überblick über den Stand aller Projekte.

In der „IDEA“-Phase können Sie bereits:

  • Sogenannte "Pools" (Teams, Sprint-Teams) zuweisen
  • Schlüsselressourcen erstellen und zuweisen
  • Projektwahrscheinlichkeiten festlegen

Projektplanung mit Jira Pipeline Software von ONEPOINT Projects Abbildung 1:  Die Projektpipeline visualisiert Status und Fortschritt aller (Jira-)Projekte

Vorteil: Die Ressourcenprognose wird nur auf Grundlage von gewichteten Ressourcenzuweisungen nach Wahrscheinlichkeit berechnet. Dadurch ergibt sich eine genauere Vorhersage darüber, wie die Ressourcen in Zukunft wahrscheinlich genutzt werden.

Projektanagement Controlling Vorgangsliste Software von ONEPOINT Projects Abbildung 2: Synchronisierte Jira-Vorgänge als Aktivitäten in ONEPOINT (orange markiert)

Jira Software Vorgangsliste Synchronisiert mit ONEPOINT Projects Abbildung 3: Vorgänge in Jira (orange markiert)

Schritt 2: Detaillierte Vorplanung für Jira

In ONEPOINT kann bereits mit der Vorplanung begonnen werden, sobald ein Projekt wahrscheinlicher wird. Die Erstellung einer groben Kostenschätzung oder der Abgleich eines frühen Kostenplans mit einem vorgesehenen Budget findet häufig in dieser Phase statt.

Sie können nun Ihr ONEPOINT-Projekt mit einem bestehenden Jira-Projekt oder einer Version verknüpfen.

Die PM-Software ermöglicht Ihnen:

  • Alle bestehenden Jira-Projekte (innerhalb des vorgegebenen Umfangs) als Ad-hoc-Aktivitäten und -Projekte in ONEPOINT zu integrieren.
  • Zu entscheiden, was Sie in Ihrem frühen Projektplan wiederverwenden möchten und was nicht.
  • Ursprüngliche Schätzungen aus Jira wiederzuverwenden.
  • Kosteninformationen automatisch auf Grundlage von Stundensätzen zu kalkulieren (= in ONEPOINT definiert).

Vorteil: Sie können vorhandene Vorgänge, Verbesserungen, Funktionen und Aufgaben aus Jira übertragen und wiederverwenden.

3 HILFREICHE PLANUNGS­DIMENSIONEN HINZUFÜGEN

1) Risikoplanung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Projektplanung, insbesondere in der Anfangsphase. Mit ONEPOINT sind Sie künftig in der Lage, Risiken zu bewerten, entsprechende Maßnahmen festzulegen und diese in umfassenden Diagrammen darzustellen (siehe Abbildung 4).

(2) Ein weiterer Mehrwert von ONEPOINT + Jira ist die Möglichkeit der Meilensteinplanung inklusive einer Meilensteintrendanalyse. Diese Funktionen sind besonders sinnvoll für allgemeine Release-Planung oder Programm-Management.

(3) Zusätzlich können Sie Leistungen für externe Kundenprojekte erfassen und diese mit geplanten Aktivitäten verknüpfen.

Projektmanagement Controlling Risiko Assessment Software von ONEPOINT Projects Abbildung 4: Schnelle Risikobewertung durch umfassende Charts

Vorteil: Es werden wichtige Planungsdimensionen hinzugefügt, die in Jira nicht verfügbar sind.

Portfolio Management Pipeline Eisenhower Matrix Software von ONEPOINT-Projects Abbildung 5: Portfolioanalyse zur visuellen Projektpriorisierung

Schritt 3: Strategische Portfolio-Analyse

Sie können Ihre Jira-Projekte nun strategisch priorisieren und Portfolios analysieren, um fundiertere Entscheidungen zu treffen. Dies wird ermöglicht, indem Sie die Ergebnisse der Vorplanung und die manuell bewerteten Projektkriterien mit den synchronisierten Fortschrittsinformationen aus Jira kombinieren.

  • Nutzen Sie Scoring-Modelle auf Portfolio-Ebene.
  • Visualisieren Sie 12 einzigartige Projektdimensionen gleichzeitig.
  • Entscheiden Sie anhand der Eisenhower Matrix, welche Projekte begonnen, fortgesetzt oder abgebrochen werden sollen (siehe Abbildung 5).

Vorteil: Nicht-technische Projekte, Jira-Projekte und sogar Programme, die aus beiden bestehen, sind Teil derselben Projektpipeline. Sie können auf der Grundlage eines einzigen Pakets von Kriterien bewertet werden. So wird die strategische Ausrichtung aller Projekte auf die definierten Unternehmensziele sichergestellt.

EINZIGARTIGES PROJEKTCOCKPIT FÜR (JIRA-)PROJEKTE

Das "Projektcockpit" von ONEPOINT bietet eine einzigartige Visualisierung von bis zu 12 Projektdimensionen durch sogenannte "dynamische Projektsymbole". Bis zu 8 davon können Sie direkt über die Jira-Synchronisation in das Projektcockpit einfügen.

  • Erhalten Sie einen besseren Überblick über den aktuellen Stand Ihres Projekts.
  • Visualisieren Sie den Fortschritt mit Ampeln für Termine, Ressourcen und Kosten.
  • Füllen Sie Ihr Projektcockpit mit Jira-Daten wie Aktivitäten, Termine, Aufwände, Kosten und Gesamtfortschritt.

Portfolioanagement 12 Dimensionen Projekt Cockpit Software by ONEPOINT Projects Abbildung 6: ONEPOINTs einzigartiges Projektcockpit für Jira

Vorteil: Mit den richtigen Tools ist es viel einfacher, Projekte zu priorisieren. Wenn Sie regelmäßig Ihre Portfolios analysieren, berücksichtigen Sie sogar dynamische Fortschrittsinformationen aus Jira.

Projektmanagement Projektauftrag Bericht Software von ONEPOINT Projects Abbildung 7: Standardbasierter Projektauftragsbericht

Schritt 4: Entscheidung und Projektdokumentation

Sobald ein Projekt durchgeführt wird, können Sie die Projektentscheidung direkt in ONEPOINT dokumentieren.

Dies geschieht in der Regel über einen Projektauftrag, der Meta-Informationen wie den aktuellen Projektplan, die Aufwands- und Kostenaufschlüsselung, die Meilensteinliste und den Risikoplan enthält.

  • Erhalten Sie standardbasierte Berichte (PMI & IPMA).
  • Stellen Sie korrekte Projektdokumentation Ihrer Jira-Projekte sicher.
  • Erstellen Sie einen Projektauftragsbericht mit nur einem Klick.

Vorteil: Wenn das Projektteam noch nicht vollständig besetzt ist, ist dies der richtige Zeitpunkt dafür. ONEPOINT unterstützt die Personalbesetzung mittels Skill-Management, das eng mit der Ressourcenplanung verknüpft ist.

So können Sie z.B. nach Ressourcen suchen, die zwischen Juli und August zu 50 % verfügbar sind, fließend Französisch sprechen und über fundierte Kenntnisse in der Datenbankoptimierung verfügen.

Schritt 5: Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Im nächsten Schritt erstellen Sie einen detaillierteren Projektplan und weisen Ihre Ressourcen optional auf Vorgangsebene zu.

  • Ressourcen können mit der Jira-Integration von ONEPOINT nur auf der Ebene des Pools geplant werden.

Beachten Sie, dass Ressourcenzuweisungen nur für einzelne Zuweisungen direkt mit Jira synchronisiert werden können. ONEPOINT überträgt die Aktivität ohne Ressourcenzuweisung, wenn diese mehrere Ressourcen umfasst oder ein Pool verwendet wird. Die Zuweisung auf Grundlage der Standardzuweisungsregeln für bestimmte Projekte oder Versionen wird Jira überlassen.

  • Aktivieren Sie übergeordnete (Sprint-)Teamplanung.

Auch wenn Sie die poolbasierte Ressourcenplanung nicht direkt in Jira abbilden können, bietet die Möglichkeit übergeordneter (Sprint-)Teamplanung wertvolle Vorteile.

Bei der Ressourcen- und Kapazitätsplanung geht es um die Zukunft, nicht um die Vergangenheit. Sie können Ihre Ressourcenplanung auch mit den tatsächlichen Zeiterfassungsinformationen vergleichen, die von Jira oder den Tempo-Arbeitsprotokollen nach ONEPOINT übertragen werden.

Ressourcenmanagement Software von ONEPOINT Projects Abbildung 8: Ressourcenplanung und Konfliktlösung

Jira Software Zeiterfassung Synchronisiert mit ONEPOINT Projects Software Abbildung 9: Synchronisierte Zeiterfassung in Jira

Vorteil: Ressourcenmanagement und -planung profitieren von den synchronisierten Fortschrittsinformationen aus Jira. So kann z.B. die tatsächliche Ressourcenzuweisung auf Grundlage der erfassten Stunden in ONEPOINT eingesehen werden. Diese wird zur automatischen Berechnung der tatsächlichen Start-/Endtermine für Aktivitäten sowie von Abweichungen verwendet.

Dies liefert wertvolle Informationen für die Bewertung aktueller Ressourcenpläne und die Verbesserung künftiger Pläne. Die Personalabteilung und die Unternehmensentwicklung erhalten dadurch zusätzlich wichtige Anhaltspunkte.

Projektplanung mi Jira Integration in ONEPOINT Projects Abbildung 10: Vollständige Kontrolle vs. dynamische Ad-hoc-Synchronisation

VERSIONSPLANUNG FÜR PROJEKTPLÄNE

Sie haben jetzt die volle Kontrolle darüber, wann Sie das Projekt und den Ressourcenplan zum ersten „Check-in“ an Jira „pushen“. Dies ermöglicht Ihnen eine konsequente Durchführung von Jira-Projekten.

Mit der integrierten Versionsplanung von ONEPOINT:

  • Arbeiten Sie an einer privaten Arbeitskopie des Projektplans, ohne das Risiko, andere PMs oder Projektmitarbeiter zu verwirren.
  • Speichern Sie diese Arbeitskopie sicher auf dem Server und erhalten Sie eine Echtzeitvorschau für alle Ansichten zur Projektüberwachung und Ressourcennutzung.
  • "Spielen“ Sie mit dem Plan, bis Sie zufrieden sind. Bestimmen Sie dann, wann Sie die neue Planversion an die Projektbeteiligten weitergeben möchten.

Vorteil: Durch das Einchecken einer neuen Projektplanversion wird der Projektplan nach Jira "gepusht", sodass Sie die Kontrolle behalten. Alle Aufgaben und Aktivitäten, die nicht Teil des Plans sind, haben zudem einen viel dynamischeren Charakter: Sie werden in beide Richtungen synchronisiert.

Auf diese Weise können Sie entscheiden, welche Teile eines Jira-Projekts Sie streng kontrollieren und welche Sie dynamisch gestalten möchten, was maximale Agilität ermöglicht.

Schritt 6: Projektdurchführung in Jira

Während Sie das Projekt im Detail planen, können Entwickler und Support-Ingenieure wie gewohnt an Ad-hoc- und geplanten Jira-Projekten weiterarbeiten.

Umgekehrt bedeutet dies auch, dass Sie laufend aktuelle Informationen über die Ist- und Fortschrittsdaten der in Jira arbeitenden Entwickler erhalten. Dies beinhaltet:

  • Zeit- und Fortschritts-Updates
  • Statusänderungen
  • Jira-Kapazitätsplanung
  • Überarbeitete Schätzungen

Projektmanagement Controlling Projektstrukturplan Software von ONEPOINT Projects Abbildung 11: Der synchronisierte Projektstrukturplan (PSP) in ONEPOINT

Jira Software Kanban Board Vorgänge synchronisiert mit ONEPOINT Projects Abbildung 12: Das synchronisierte Kanban Board in Jira

Vorteil: Jeder Beteiligte kann in seiner Umgebung und mit seinen bevorzugten Tools arbeiten, und keine einzige Information muss doppelt eingegeben werden.

Projektmanagement Kommentare Controlling Aktivitäten Software von ONEPOINT Projects Abbildung 13: Synchronisierte Kommentare in ONEPOINT (orange markiert)

Jira Software Vorgänge Anhänge und Kommentare synchronisiert mit  ONEPOINT Projects Abbildung 14: Synchronisierte Kommentare in Jira (orange markiert)

KOMMENTARE UND ANHÄNGE SYNCHRONISIEREN

Die Jira-Integration von ONEPOINT fügt automatisch alle Kommentare und Anhänge auf der Grundlage ihres Erstellungsdatums und ihrer Uhrzeit hinzu.

Die neuesten Informationen werden bevorzugt, wenn ein einzelner Anhang auf beiden Seiten gleichzeitig aktualisiert wird. Unabhängig davon, ob sie von Jira oder ONEPOINT stammen.

  • Erhalten Sie einen konsistenten Datenfluss und Projektinformationen in Echtzeit.

EXTERNE PARTEIEN EINBEZIEHEN

Es ist zudem möglich, Informationen an externe Parteien zu verteilen, die an bestimmten Aufgaben beteiligt sind und keinen Zugang zu ONEPOINT oder Jira haben: Sie erstellen einfach einen Arbeitsanweisungsbericht auf der Grundlage einer geplanten Aktivität.

Anschließend können Sie das daraus resultierende, automatisch generierte PDF-Dokument per E-Mail verteilen und den Fortschritt einer solchen Aufgabe manuell einpflegen.

ES GIBT KEINE PERFEKTEN PLÄNE

Es existiert kein perfekter Projektplan. Aus diesem Grund ermöglicht ONEPOINT allen Projektbeteiligten:

  • Ad-hoc-Aufgaben und -Probleme aus der Jira-Planung parallel zu den geplanten Aktivitäten zu erstellen.
  • Übersehene oder neue Anforderungen schnell in den Projektumfang aufzunehmen, ohne dass der Projektmanager Zeit für die Aktualisierung des Plans finden muss.

Der Projektmanager kann weiterhin:

  • Ad-hoc-Aufgaben und -Probleme in einer neuen Version des Projektplans wiederverwenden.
  • Die Planversion mit bereits erfasstem Ist-Aufwand, Fortschrittsinformationen, Anhängen und Kommentaren vervollständigen.

Projektmanagement Gantt Chart Planung Software von ONEPOINT Projects Abbildung 15: Terminplanung für Jira-Projekte in ONEPOINT

Vorteil: Da ein Projektteam häufig aus nicht-technischen Mitarbeitern und IT-Mitarbeitern besteht, werden Ad-hoc-Aufgaben und -Probleme stets in beide Richtungen synchronisiert. So können beide Seiten den Umfang eines Projekts dynamisch erweitern, ohne Informationen doppelt eingeben zu müssen.

Project-Controlling-Costs-Software-by-ONEPOINT-Projects Abbildung 16: Schneller Zugriff auf Aufwandsplan, Kostenplan und Ist-Werte

SCHRITT 7: Kostenplanung nutzen

Bei der Umstellung auf agile Methoden wird oft ein wichtiges Detail übersehen: Es ist nicht einfach, genaue Plan- oder Ist-Kosteninformationen aus agilen Projekten zu erhalten.

Projektkosten sind zwar nicht für alle Arten von Projekten erforderlich, jedoch sind sie für die Geschäftsplanung und -entwicklung, staatliche Zuschüsse oder Kunden-/Externprojekte durchaus relevant.

  • Stellen Sie eine konsistente Kostenbasis sicher: ONEPOINT berechnet die Plankosten auf der Grundlage des zugewiesenen Aufwands auf der Ressourcen- und Pool-Ebene.

  • Ermitteln Sie die tatsächlichen und offenen Kosten (Cost-to-Completion). ONEPOINT berechnet die Cost-to-Completion automatisch auf Grundlage der tatsächlichen Stunden oder auch Synchronisierung mit Jira oder Tempo.

Vorteil: Sie erhalten aktuellen Zugriff auf vollständige Projektkosten-Informationen sowie auf verwandte Funktionen wie Plan-Ist-Vergleiche, Earned Value, KPIs, Diagramme und automatische kostenbasierte Ampeln für Jira-Projekte.

Schritt 8: Projekt- und Portfoliocontrolling

ONEPOINT aggregiert alle projektrelevanten Informationen aus Jira und kombiniert sie mit anderen wichtigen Daten, die nicht im Jira-Datenbankschema gespeichert werden können. Durch diese Integration können Sie alle Controlling-Tools von ONEPOINT für Jira nutzen.

  • Erhalten Sie Earned-Value-Diagramme und Bubble-Chart-Visualisierungen.
  • Führen Sie Plan-Ist-Vergleiche von Terminen, Aufwand und Kosten durch.
  • Überwachen Sie Meilensteine in Ihrem Projektplan und ermöglichen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse.

Portfolio-Dashboard-Software-by-ONEPOINT-Projects Abbildung 17: Das Portfolio Dashboard in ONEPOINT Projects

Vorteil: Alle automatisierten Ampeln (Allgemein, Ressourcen, Kosten, Termine) werden auf Basis von Jira-synchronisierten Ist- und Fortschritts-Informationen gesteuert. Auch die Portfolio-Controlling-Ansichten von ONEPOINT (Status, Fortschritt, Plan/Ist, Termine, Pipeline) und dynamischen Projektkriterien werden anhand der Fortschritts-Informationen aus Jira und Tempo neu berechnet.

Projektstatusbericht Projektmanagement Software von ONEPOINT Projects Abbildung 18: Der Statusbericht in ONEPOINT

SCHRITT 9: Statusberichte

Projektcontrolling allein reicht in der Regel nicht aus, um ein Projekt effizient zu steuern. Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, müssen Sie auch eine explizite, regelmäßige Statusberichterstattung durchführen.

Der Statusbericht gibt Ihnen Orientierung mittels Informationen über den Projektfortschritt, Probleme und notwendige Entscheidungen sowie über die kurzfristige Prognose.

Mit den anpassbaren Berichten können Sie:

  • Kommentare zu automatischen Ampeln und Meilensteinen generieren.
  • Manuelle Ampeln anpassen und abrechenbare Stunden kontrollieren.
  • Den Bericht ausdrucken oder als PDF-Datei für Besprechungen versenden.

Sobald Sie einen Statusbericht einreichen, werden die Fortschrittsinformationen automatisch protokolliert. Diese Funktion ähnelt einer Projekt-Planversion, die Planänderungen dokumentiert.

Vorteil: Da jeder Sprint (idealerweise) ein potenziell lieferbares Produktinkrement generieren sollte, ist das Ende eines Sprints ein perfekter Zeitpunkt für die Abgabe eines Statusberichts. Das Sprintende markiert einen konsistenten Zeitpunkt hinsichtlich des Projektfortschritts und des Status der Ergebnisse.

Mit ONEPOINT können Sie die Dauer Ihres Controlling-Zyklus einfach mit Ihrer Standard-Sprint-Dauer synchronisieren.

Schritt 10: Den Projektabschluss als Chance nutzen

Projekte enden früher oder später: Sie werden abgeschlossen oder abgebrochen. Sie können Projekte auf zwei Arten abschließen:

  • Geben Sie ein Abschlussdatum und einen Kommentar ein.
  • Reichen Sie einen standardbasierten Abschluss-Statusbericht ein.

Mit dem Statusbericht zum Projektabschluss können Sie ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand bewährte Praktiken und gewonnene Erkenntnisse in Form von Abschluss-Kommentaren (Lessons Learned) dokumentieren.

Projektabschlussbericht Projektmanagement Software von ONEPOINT Projects Abbildung 19: Der Projektabschlussbericht in ONEPOINT

Vorteil: Sie können auf Knopfdruck einen Projektabschlussbericht auf Grundlage der Ist-Daten erstellen, die mit Jira synchronisiert wurden - mit hilfreichen Abschluss-Kommentaren, die Sie ggf. angegeben haben.

Auf diese Weise können Sie Gelerntes dokumentieren, und dies in zukünftige (Jira-)Projekte einfließen lassen.

ZUSAMMENFASSUNG: Projektplanung mit Jira & ONEPOINT

Agiles und klassisches Projektmanagement sind keine Gegensätze, sondern benötigen einander und profitieren voneinander.

Sie müssen sich nicht zwischen einem agilen Ansatz, der für IT-Teams von Vorteil ist, und einem eher klassischeren Rahmen entscheiden, der genaue Daten für fundierte Entscheidungen liefert.

  • Entwickler und Ingenieure müssen keine zusätzliche Arbeit leisten oder neue Tools erlernen.
  • Projekt- und Teammitglieder erhalten nach wie vor alle Informationen, die sie benötigen - in Echtzeit.
  • Selbst Management-Dashboards werden automatisch auf dem neuesten Stand gehalten und liefern wertvolle Erkenntnisse.

ONEPOINT Projects und Jira bilden das perfekte Duo, um Lücken im Projektportfolio-Prozess zu schließen und die Stärken beider Tools zu nutzen.

Beide Tools live erleben

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