03. November 2020

Agiles Projektmanagement in Zeiten des Social Intranet

Damit sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, werden sicherlich immer wieder neue Projekte angestoßen. Aufregend — und auch eine Mammutaufgabe. Da ist es nicht immer einfach, einen geeigneten Anfang zu finden. Glücklicherweise wird in vielen Unternehmen häufig schon ein Tool eingesetzt, das Ihnen beim Projektmanagement viel Arbeit abnimmt: Ihr Social Intranet.

Martin Neubert

Martin Neubert

734 Wörter • 6 Minuten

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Mit dem integrierten Wissensmanagement und anderen Funktionen kann es sich zu Ihrem hilfreichsten Ausgangspunkt entwickeln. Bereits vor dem Start Ihres neuen Projektes können Sie nützliche Informationen aus dem Social Intranet ziehen, genauer gesagt aus den Profilen anderer Teammitglieder:

  • Mitarbeit an Projekten
  • Sprachkenntnisse
  • Programmkenntnisse
  • Erfahrungen mit Kunden

user-profiles Abb. 1: Benutzer Profile

Aus diesen Informationen können Sie sich dann Ihr Dream-Team zusammenstellen. Ist das nicht möglich, weil die Person an einem anderen Standort arbeitet oder zeitlich nicht verfügbar ist, können Sie dennoch wichtige Erkenntnisse aus vorherigen Projekten ziehen. Und die nötigen Informationen finden Sie auf den Projektseiten.

Nutzen Sie dafür die Daten, die auf der Projektseite im Enterprise-Wiki hinterlegt sind: Meeting-Protokolle, Verlaufsberichte, Lösungsansätze etc.

Eine Projektseite für dich, eine Projektseite für mich…

Sie konnten bereits aus den Erfahrungen ähnlicher Projekte im Wiki wichtige Erkenntnisse ziehen? Wunderbar! Dann geben Sie den Gefallen doch am besten zurück und führen ebenfalls eine ausführliche Projektseite in Ihrem Social Intranet. Das hat mehrere Vorteile:

1. Langfristig

Andere Teams und natürlich Sie selbst können zu einem späteren Zeitpunkt auf alle Informationen zurückgreifen. Und Sie haben all diese Informationen auch an einer zentralen, leicht auffindbaren Stelle gesammelt.

2. Kollaborativ

Alle Beteiligten können gleichzeitig oder asynchron im Projektbereich mitarbeiten. Zugegeben, es erfordert ein wenig Disziplin und die Prozesse müssen klar definiert sein. Aber dabei können Ihnen die Schnittstellen zu vielen anderen Systemen die Arbeit erleichtern.

3. Integrativ

In den meisten Fällen bietet Ihnen Ihr Social Intranet die Möglichkeit, andere Systeme über Schnittstellen zu integrieren.

  • Beispielsweise können Dokumente direkt im Confluence-Wiki eingebunden werden und Sie können diese sogar direkt aus dem Wiki heraus bearbeiten.
  • Auch Ihre zu erledigenden Jira-Aufgaben lassen sich samt Status ebenfalls problemlos abbilden.
  • Sollte das Projekt im Umfang allerdings zu komplex für Jira sein, ist es ratsam, es mithilfe von Scaling Agile Software zu managen. Hier können Sie Prozessschritte und Abhängigkeiten hierarchisch bis zur kleinsten Aufgabe abbilden, wobei Ihnen das Prinzip Weighted Shortest Job First (WSJF) helfen kann.
  • Geht es eher um klassische oder hybride Projekte kann auch ein Projektstrukturplan (PSP), ein GANTT-Chart oder eine Projekt-Pipeline dynamisch eingebunden werden - z. B. über die Confluence-Schnittstelle von ONEPOINT.

Alle Stakeholder können Fortschritte und Auslastung über das Reporting jederzeit in beliebigem Umfang einsehen und auswerten – ein teamübergreifender Mehrwert.

4. Gestaffelt

Sollten sensible Daten in Ihrem Projekt anfallen, die nicht unbedingt alle auf der intern öffentlichen Wiki-Seite einsehen dürfen, dann können Sie ganz einfach die Berechtigung für diese Seite ändern. So haben tatsächlich nur noch beteiligte und relevante Personen Zugriff auf diese Informationen.

Von der Projektseite zur Projektdokumentation

Treten während Ihres Projektes Aspekte auf, die eine Entscheidung benötigen, steht Ihnen wer zur Seite? Richtig, Ihr treues Social Intranet natürlich.

1. Fragen, die zunächst nur einmal eine grobe Richtung austesten, können Sie erst einmal im Gruppenchat des Projektteams klären. Weitergehenden Entscheidungsbedarf eskalieren Sie am besten in einen öffentlichen Bereich, beispielsweise im Microblog:

microblog Abb. 2: Microblog

2. In diesen öffentlichen Bereichen kann ein großer Kreis an Beteiligten über die Vor- und Nachteile der Entscheidung diskutieren.

  • Unqualifizierte oder sogar unhöfliche Antworten halten sich dabei in Grenzen, denn es können schließlich alle mitlesen.
  • Die stattdessen entstehende produktive Beteiligung bringt neue und weiterführende Perspektiven mit sich.

3. Ist das Projekt abgeschlossen, steht die Projektdokumentation an (insbesondere bei einem Audit oder einer anderen Validierung nicht zu vernachlässigen). Wie praktisch, dass Sie bereits während des Projekts fleißig die Projektseite im Wiki gefüllt haben.

4. Nun bleibt nur noch, das Getane und Gelernte zu teilen, damit auch andere Teams auf die dokumentierten Erfahrungen zurückgreifen können, um sich von Ihrer Expertise weiterhelfen zu lassen.

enterprise-news Abb. 3: Enterprise News

Alles dank Ihres Social Intranets.

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Relevante Projektmanagementbegriffe

Projekt  

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, mit Anfangs- und Enddatum. Unter der Berücksichtigung eines definierten Budgets soll ein vorher festgelegtes Ziel zu einer zuvor bestimmten Qualität erreicht werden.

Projektmanagement  

Als Projektmanagement bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern und Abschließen von einem einmaligen Vorhaben, dem sogenannten „Projekt“.

Projektplanung  

Die Projektplanung ist einer der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Sie erfolgt, nachdem das Projekt sowie dessen Ziele und Nicht-Ziele definiert wurden.

Stakeholder  

Als (Projekt-) Stakeholder werden jene Personen bezeichnet, die in irgendeiner Weise in Beziehung zum jeweiligen Projekt stehen oder davon beeinflusst werden.

Glossar