Sobald Sie ein Benutzerkonto in ONEPOINT Projects haben und eingeloggt sind, sehen Sie, dass die Applikation in drei Hauptteile gegliedert ist.

Ganz oben befindet sich der Navigationsbereich mit den verschiedenen Werkzeuggruppen. Für die Gruppen PROJEKTE, TEAMS und BERICHTE steht links ein Navigationsbaum zur Verfügung, in dem Sie auswählen können, was rechts angezeigt werden soll. Der Hauptbereich in der Mitte zeigt die Übersicht und detaillierte Ansichten der gewählten Werkzeuggruppe.
Um Ihr Projektmanagement in ONEPOINT Projects starten zu können, empfehlen wir Ihnen, die folgenden ersten Schritte zu befolgen.

1 Ressourcen erstellen oder importieren

Zunächst werden Sie Ressourcen im System anlegen wollen, um diesen später Arbeitsaufträge zuordnen zu können.

• Gehen Sie zur Werkzeuggruppe TEAMS und klicken Sie auf Neu um eine Neue Ressource anzulegen. Sie können auch mehrere Ressourcen in einem Team zusammenfassen, indem Sie auf Neues Team klicken.
• Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Team oder die Ressource ein und klicken Sie auf Speichern .
• Mit Klick auf Import haben Sie auch die Möglichkeit, Ressourcen aus einer Excel-Datei zu importieren.

2 Projekte erstellen oder importieren

Nun können Sie Projekte in ONEPOINT Projects erstellen.

• Gehen Sie zur Werkzeuggruppe PROJEKTE und klicken Sie auf Neu um ein Neues Projekt anzulegen. Sie können auch mehrere Projekte in einem Portfolio zusammenfassen, indem Sie auf Neues Portfolio klicken.
• Geben Sie einen eindeutigen Namen für das Projekt oder Portfolio ein. Für Projekte müssen Sie außerdem ein Startdatum eingeben.
• Klicken Sie auf Speichern . Andere Parameter einstellen oder ein Projektteam zuweisen können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt.
• Mit Klick auf Import haben Sie auch die Möglichkeit, Projekte aus einer Excel-Datei zu importieren.

3 Lernen Sie zu planen

Wie Sie bei der Planung Ihrer Projekte vorgehen hängt davon ab, welche Methode Sie beim Projektmanagement anwenden. Die verschiedenen Planungsansichten werden automatisch untereinander synchronisiert, sodass Sie immer auf dem letzten Stand sind, egal wo im System Sie Ihre Daten zuerst eingeben.

3.1 Einfache Projekte

Einfache Projekte enthalten nur die grundlegendsten Funktionen. Sie sind vergleichbar mit Projektmanagement anhand von Berechnungstabellen, wo Ressourcen und Kosten in zwei Kreuztabellen berechnet werden.

• Planen Sie Ihr Projekt mit einfachen To-Dos.
• Planen Sie monatlich Projektaufwand und -kosten in der Planungsansicht in Ihrem Projekt auf dem Tab Eigenschaften.
• Erfassen Sie Aufwände für einzelne Projekte.
• Verwalten Sie Ressourcen und Kosten in der Sicht Controlling in Ihrem Projekt auf dem Tab Eigenschaften:

3.2 Agile Projekte

Agile Projekte bieten mehr als nur einfache Planung anhand von To-Dos:

• Gehen Sie zum Tab Planung in Ihrem neu erstellten Projekt. Unter Epics können Sie mithilfe der Werkzeuge in der unteren Symbolleiste Epics zeichnen und Stories zeichnen . Sie können diese ebenso auf dem Tab Stories erstellen.
• Neu erstellte Stories werden automatisch dem Backlog auf dem Tab Sprints hinzugefügt, wo Sie sie per Drag & Drop den verschiedenen Sprints zuweisen können. Das ermöglicht es Ihnen, mehrere Sprints vorauszuplanen. Die Hintergrundfarben der Sprintspalten zeigen die Auslastung des Sprintteams von niedrig bis kritisch an.
• In der agilen Projektplanung ist Ihre Planversion jederzeit bearbeitbar während sie gleichzeitig für andere Benutzer verfügbar und immer aktuell bleibt. Wenn Sie einen Auszug Ihrer aktuellen Version im Verlaufsprotokoll speichern möchten, klicken Sie auf Version speichern .

3.3 Traditionelle Projekte

Traditionelle Projekte bieten das komplette Angebot an Planungsfunktionalitäten.

• Gehen Sie zum Tab Planung in Ihrem neu erstellten Projekt. Klicken Sie auf Bearbeiten in der Sicht Projektstrukturplan (PSP), um einen Projektplan anzulegen. Nutzen Sie die Werkzeuge in der unteren Symbolleiste, um neue Vorgänge und Meilensteine zu erstellen und zu bearbeiten. Mit einem Klick auf Vorgänge zeichnen oder Meilensteine zeichnen werden blaue Einfügemarker angezeigt auf die Sie klicken können, um neue Vorgänge oder Meilensteine hinzuzufügen. Sie können diese per Drag & Drop verschieben und weitere Ressourcen zum Projektplan hinzufügen.
• Die Sicht Terminplan bietet eine Übersicht der Vorgänge und Meilensteine und ermöglicht es Ihnen, sie neu anzuordnen oder zu bearbeiten.
• Die Sicht Auslastung zeigt die Auslastung aller Mitglieder des Projektteams in einem gewählten Zeitraum.
• Klicken Sie auf Speichern , um die Änderungen in Ihrer Arbeitskopie des Projektplans zu speichern, ODER
• klicken Sie auf Freigeben , um Ihre Planversion allen Benutzern zur Verfügung zu stellen. Alle Controlling-Daten werden neu berechnet und die geplanten Vorgänge werden in der persönlichen Vorgangsliste der verlinkten Benutzer angezeigt.

Für direkte Berichterstattung bieten traditionelle Projekte zusätzlich die Sicht Timeline. Sie ermöglicht es Ihnen, ausgewählte Projektphasen, Arbeitspakete und Meilensteine in einer vereinfachten Ansicht darzustellen, um diese bequem während Besprechungen zu präsentieren und zu behandeln. Sie können manuell Meilensteine, Arbeitspakete und Projektphasen zur Timeline hinzufügen und laufend planen:

4 Grundlegendes Projektcontrolling

ONEPOINT Projects erleichtert es Ihnen, Ihren Fortschritt zu messen und zu analysieren. Die folgenden Schritte beschreiben wie Sie Aufwände erfassen und grundlegendes Projektcontrolling durchführen.

4.1 Zeiterfassung

• Projektmanager können Zeitaufwand für Projekte über die Schnellerfassung eingeben. Öffnen Sie dafür die Vorgangsliste auf dem Tab Controlling und klicken Sie auf das Fortschrittssymbol neben dem Vorgang, für den Sie Aufwände erfassen möchten. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie Aufwand und Erreichung von Meilensteinen eingeben können. Um Aufwände für mehrere Vorgänge gleichzeitig zu erfassen, wählen Sie diese in der Vorgangsliste aus und klicken Sie auf Zeit erfassen in der oberen Symbolleiste.
• Teammitglieder können ihren tatsächlichen Aufwand auf dieselbe Art erfassen, indem sie in der Werkzeuggruppe MEINE ARBEIT die Vorgänge in der Sicht Meine Vorgänge auswählen.
• Der restliche Aufwand und die restlichen Kosten werden dann automatisch auf Basis des Projektplans oder der Mitarbeiterschätzungen berechnet.

Wenn die Zeiterfassung für ein Projekt nicht aktiv ist, können Sie trotzdem Fortschritt ähnlich zur Zeiterfassung erfassen und den Fortschrittsgrad in % angeben. Es besteht auch die Möglichkeit, Fortschritt auf dem Kanban Board zu aktualisieren, indem Sie die Vorgänge per Drag & Drop in die entsprechenden Spalten ziehen (z. B. Nicht begonnen, 25%, 50%, 75%, Abgeschlossen):

4.2 Controlling

Das Tab Controlling in Ihren Projekten bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge, um das Controlling von Ressourcen und Kosten zu veranschaulichen und zu erleichtern.

• Ressourcen : Die Ressourcentabelle und das Plan/Ist-Diagramm ermöglichen es Ihnen, ganz einfach geplante und tatsächliche Werte für den Aufwand von Vorgängen und zugewiesenen Ressourcen zu vergleichen . Projektmanager können Mitarbeiterschätzungen zum verbleibenden Aufwand für jeden Vorgang in der Sicht Fortschritt überarbeiten und anpassen.
• Kosten : Die Sicht Kosten bietet dieselben Funktionen für Kosten wie oben für Ressourcen beschrieben.
• Traditionelle Projekte bieten die Sicht Terminplan , in der Projektmanager das geplante und tatsächliche Start- und Enddatum des Projekts bearbeiten können.
• Agile Projekte bieten ein Burndown Chart, in dem die abgeschlossenen Story Points im Vergleich zum Plan angezeigt werden ebenso wie der erwartete Trend.

Noch mehr Werkzeuge für Ihr Controlling in ONEPOINT Projects finden Sie im Abschnitt Controlling in der Online Dokumentation.

5 Mögliche nächste Schritte

Wenn Sie diese ersten grundlegenden Schritte erfolgreich durchgeführt haben und Ihre Kenntnisse vertiefen möchten, schlagen wir Ihnen folgende Punkte als Nächstes vor:

• Erstellen Sie zusätzliche Benutzer und laden Sie sie ein, ONEPOINT Projects mit Ihnen zu testen und zu entdecken. Gehen Sie dafür in den Systemeinstellungen in der Werkzeuggruppe ADMINISTRIEREN zur Sicht Benutzer .
• Erstellen Sie Projektvorlagen, um das Anlegen von Projekten mit ähnlichen Eigenschaften zu beschleunigen. Wählen Sie dafür einfach Neue Vorlage beim Anlegen eines Projektes in Ihrem gewünschten Portfolio, oder wählen Sie Als Vorlage speichern auf dem Tab Eigenschaften in einem Projekt, von dem Sie Einstellungen übernehmen möchten.
• Klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol rechts oben in der Anwendung, um sich mit den Systemeinstellungen vertraut zu machen. Hier können Sie viele Parameter nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen einrichten.
• Erfahren Sie, wie Sie Ihre ONEPOINT Projects Anwendung individuell anpassen können. In der Werkzeuggruppe ANPASSEN können Sie zum Beispiel in der Sicht Werkzeuge auswählen, welche Werkzeuge für Benutzer mit welchen Zugangsrechten verfügbar sind. Das ermöglicht es Ihnen, den Zugang auf das Wesentliche zu beschränken und verhindert, dass neue Benutzer mit zu vielen neuen Werkzeugen auf einmal belastet werden.