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Einer der europaweit führenden Hersteller von Schließ- und Sicherheitstechnik optimiert die standort- und abteilungsübergreifende Projektarbeit, verbessert die Fortschrittskontrolle und sichert Projekt Know-how.

  • Höhere Transparenz und verbessertes Projekt-Controlling übergreifend über Abteilungen und Niederlassungen

  • Strukturierte und genaue Aufgabenplanung und Ressourcenmanagement

  • Zeiterfassung und Statusrückmeldung direkt durch Mitarbeiter

  • Verbesserte Dokumentation durch automatisch erstellte Projekt-Reports

Die Herausforderung

EVVA ist ein österreichisches Familienunternehmen und einer der führenden europäischen Hersteller von mechanischer und elektronischer Schließ- und Sicherheitstechnik. Sowohl im mechanischen als auch im elektronischen Bereich bietet EVVA integrierte Gesamtlösungen für unterschiedlichste Schutzbedürfnisse. Sie sind ein weltweiter Anbieter von hochmodernen Zutrittslösungen für Hotels, Bürogebäude, Einkaufszentren, öffentliche Einrichtungen, Schulen, Museen, Flughäfen, Wohnhausanlagen sowie Logistik-, Gewerbe-, Handel- und Industrieobjekte.

Seit 1919 zeichnen EVVA Innovation und innovative Produkte aus und diese bilden auch das Fundament der langjährigen Erfolgsgeschichte. In Europa hat das Unternehmen 14 Niederlassungen in 12 Ländern.

Wie Sie sich vorstellen können, sind fachbereichs- und standortübergreifende Produktentwicklungsprojekte für EVVA von besonderer Bedeutung.

Neben dem exzellenten Know-how, der Erfahrung und der Kreativität der Ingenieure und Konstrukteure ist die Planung und Abwicklung solch großer, unternehmensweiter Projekte ohne ein hochprofessionelles Projekt- und Produktmanagement eine Herausforderung, wenn nicht gar unmöglich.

EVVA ist seit vielen Jahren kontinuierlich bestrebt, das Projektmanagement zu stärken, umfassende Gruppentrainings durchzuführen und ein unternehmensspezifisches Projektmanagement-Handbuch zu etablieren.

Darüber hinaus erschien es sinnvoll, die für das Projektmanagement eingesetzte Software zu standardisieren und ein Produkt zu wählen, das die Teamarbeit an Projekten mit bis zu 50 verschiedenen Mitwirkenden und Mitarbeitern über verschiedene Abteilungen und Standorte hinweg ermöglicht. Zur Unterstützung dieser Ziele wurde in der Organisationsentwicklung ein Projektmanagement-Office (PMO) eingerichtet, um die Standardisierungsbemühungen zu unterstützen und die Sicherung von Projektwissen und deren Wiederverwertung zu erleichtern.

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Die Lösung

ONEPOINT Projects war von Anfang an in der engeren Auswahl, da EVVA die kostenlose Testversion der Projektmanagement-Software bereits für ein internes Firmware-Entwicklungsprojekt eingesetzt hatte. Auch die Nutzung zusätzlicher Features wie Projektcontrolling, Mitarbeiterverfügbarkeit und Risikomanagement war für EVVA ein Thema, auf das man sich freute. Außerdem überzeugten die ansprechende Benutzeroberfläche, der zentrale Zugriff auf Projektpläne und -aufgaben und die daraus resultierende Möglichkeit der gemeinsamen, parallelen Nutzung. Ausschlaggebend für die Wahl waren natürlich auch das preislich attraktive Benutzerlizenzmodell, die kurze Reaktionszeit des professionellen Anwendersupports und der geringe Installationsaufwand auf den PCs der Mitarbeiter durch die Verwendung von Standardbrowsern.

Einer der wichtigsten Vorteile von ONEPOINT Projects gegenüber allen Mitbewerbern ist die intuitive Bedienung, die einen geringen Schulungsaufwand zur Folge hatte. In halb- und ganztägigen Schulungen wurden die relevanten Projektmanagement-Grundlagen für eine effiziente Nutzung aufgefrischt, typische Anwendungsfälle der Software geübt und einige spezifische Use Cases besprochen.

Nach der Schulung ging die eigentliche Arbeit los, und mehr als 80 Projekt- und Teilprojektleiter nutzen ONEPOINT Projects jeden Tag. Die Mitarbeiter von EVVA schätzen den Vorteil, ihre Aufgaben zur Planung und Steuerung von Projekten und deren gesamten Lebenszyklus in einer einzigen Projektmanagement-Softwarelösung abzuwickeln. Ein wesentlicher Aspekt dabei ist die Kontrolle des Projektfortschritts, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Vergleichbare Ansichten finden sich einmal auf Gesamtprojektebene und auf Vorgangs-/Aufgabenebene und ermöglichen den schnellen Überblick über den Status eines Projektportfolios, oder über ein einzelnes Projekt- oder Teilprojekt.

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Der Nutzen

Die Einsatzgebiete von ONEPOINT Projects haben sich nach ca. 6 Monaten auf die Bereiche Forschung & Entwicklung, Produktmanagement, Fertigungsüberleitung, Marketing, Vertrieb, Service & Support, interner IT-Service und Organisationsentwicklung ausgedehnt.

Neben der bereits erwähnten Fortschrittskontrolle auf Projektebene sind auch die Erhöhung der Transparenz über die einzelnen Projektaufgaben, die Ressourcenzuordnung und die einfachere Koordination zentrale Bestandteile dieser Erfolgsgeschichte. Außerdem ermöglicht die Zeiterfassung eine genauere Dokumentation des tatsächlichen Aufwands und unterstützt das erfahrungsbasierte Lernen der Projektmanager. Durch die Generierung wiederverwendbarer Projektvorlagen wird es möglich, im Laufe der Zeit immer zuverlässigere Projektpläne für bestimmte Teilprojekte zu erstellen.

Der Nutzen der standardisierten Projektmanagement-Plattform zeigt sich auch im vereinfachten Projektcontrolling, das durch die Controlling-Option ermöglicht wird, da Projektstatusberichte nun zuverlässig und schnell auf Knopfdruck erstellt werden können. Mittelfristig sollen nach und nach auch die Möglichkeiten der Kostenplanung und -kontrolle ausgeschöpft werden und für Kundenprojekte die abrechnungsbegleitenden Funktionen vom Projektvertrieb geprüft werden.

Schließlich ist es viel einfacher geworden, die Projektschritte über verschiedene Abteilungen und Niederlassungen hinweg zu koordinieren. Nicht nur deshalb, sondern auch, weil weitere Features wie die Projekt-Checkliste, die Projekt-Pipeline und das Risikomanagement ONEPOINT Projects als stimmige und ausgewogene Projektmanagement-Lösung bezeichnen können.

Bei der Einführung von ONEPOINT Projects stand der Gedanke im Vordergrund, die Erreichung der Ziele „in time“, „in budget“ und „in quality“ für unsere internen Produktentwicklungsprojekte sicherzustellen. Mit ONEPOINT Projects sind wir diesem Ziel einen wesentlichen Schritt näher gekommen und haben zugleich die Chance gewonnen, mittelfristig aus unseren Projekten zu lernen und immer besser zu werden!

Thomas Steininger Abteilungsleiter Qualitätsmanagement & Organisationsentwicklung EVVA Sicherheitstechnologie GmbH

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