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Ein multinationales High-Tech-Unternehmen vereinheitlicht und optimiert sein Projekt- und Portfoliomanagement auf internationaler Ebene.

  • Eine klare und detaillierte Veranschaulichung der Projektdaten ermöglicht eine optimale Controlling-Grundlage für das Project Management Office

  • Die neugewonnene Transparenz unterstützt eine genaue und effiziente Planung sowie termingerechte Projektabschlüsse

  • Detaillierte Portfolio- und Ressourcenübersichten liefern aktuelle Informationen für die Ressourcenplanung und beugen Arbeitsüberlastungen vor

  • Budgetabweichungen werden durch ein laufendes Controlling der jederzeit abrufbaren Echtzeitdaten minimiert

Die Herausforderung

EidosMedia S.p.A. ist ein italienisches Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Mailand. Das Unternehmen wurde im Jahr 1999 gegründet. Es hat weitere Niederlassungen in London, Paris, Frankfurt, New York, Sydney und São Paulo.

Das Hauptprodukt von EidosMedia ist eine Multi-Publishing-Software für die Medienbranche. Neben dem Medienbereich bedient EidosMedia auch weitere Bereiche wie den Finanzsektor, den öffentlichen Sektor sowie die Pharmaindustrie mit eigens zugeschnittenen Publishing-Lösungen. Zu den bekanntesten Kunden zählen The Washington Post, Le Monde, die Deutsche Post oder die Financial Times.

Bei den meisten Projekten im Unternehmen handelt es sich um Kundenprojekte im IT-Bereich, die mit einer Reihe von unterschiedlichen Tools abgewickelt wurden. Die Projektplanung erfolgte in MS Project, das Projektcontrolling in Excel und die Zeiterfassung in einem inhouse erstellten Programm. Für das Portfoliomanagement wurde eine andere Software herangezogen.

Das Unternehmen ist mit seinen zahlreichen Niederlassungen stark international vernetzt. Daher ist es keine Seltenheit, dass ein Projektmitarbeiter aus den USA beispielsweise bei einem Projekt einer Niederlassung in Italien oder Frankreich mitarbeitet.

Neben der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Tools war eine der größten Herausforderungen ein korrektes und effizientes Ressourcenmanagement. Zudem war es anspruchsvoll und arbeitsintensiv, Projekte einheitlich zu verwalten und zu visualisieren. Bereits 2012 hatte die EidosMedia GmbH, eine unabhängige deutsche Niederlassung der italienischen Muttergesellschaft, die Notwendigkeit und den Nutzen einer professionellen Projektmanagement-Lösung erkannt.

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Die Lösung

Nach einer ausgiebigen Internetrecherche hat die EidosMedia GmbH Deutschland neben anderen Projektmanagementlösungen ONEPOINT Projects in die engere Wahl genommen. Es folgte eine Webpräsentation und eine kurze Testphase, welche innerhalb kürzester Zeit überzeugte. Nach nur einem Monat lizenzierte die EidosMedia GmbH Deutschland ONEPOINT Projects.

Nach einem schnellen und unkomplizierten Rollout mit einem zweitägigen Workshop waren die Key-User der deutschen Niederlassung in der Lage, ONEPOINT Projects zu nutzen und ihre Projektmitarbeiter intern zu schulen.

Vier Jahre nach der Einführung von ONEPOINT Projects in Deutschland etablierte die Muttergesellschaft EidosMedia S.p.A. ein für die gesamte Gruppe zuständiges Projekt Management Office (PMO), um einen besseren Überblick über alle internationalen Projekte und Portfolios zu erhalten. Die meisten Tochtergesellschaften kämpften noch mit der doppelten Ressourcenverteilung und der daraus resultierenden Arbeitsüberlastung. Außerdem war es für das PMO sehr arbeitsintensiv, die weltweiten Projektdaten zu kontrollieren und für die Geschäftsführung aufzubereiten. Daher entschied man sich 2017 mit dem konzernweiten Rollout einer professionellen Projektmanagement-Lösung zu beginnen.

Nach einer internationalen Ausschreibung entschied sich die EidosMedia S.p.A ein weiteres Mal für ONEPOINT Projects. Ausschlaggebend hierfür waren nicht nur die positiven Erfahrungen der deutschen Kollegen und das über die Jahre aufgebaute Fachwissen, sondern auch die bidirektionale Jira-Schnittstelle, sowie die API/REST-Fähigkeit von ONEPOINT Projects.

Der Jira-Connector und die REST-API-Fähigkeit ermöglichen es den Mitarbeitern, konzernweit mit ihren gewohnten Tools zu arbeiten, wie z.B. Jira oder dem von EidosMedia selbst entwickelten Zeiterfassungstool.

Aufgrund des einfach gestalteten Aufbaus von ONEPOINT konnte der weltweite Rollout komplett inhouse durchgeführt werden. Die deutschen Kollegen informierten das PMO und andere wichtige Anwender über Web-Meetings. Außerdem wurden Prozesse und Informationen schriftlich festgehalten, die jederzeit von den jeweiligen Teammitgliedern abgerufen werden können.

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Der Nutzen

Internationale Projektdaten werden nun automatisch in ONEPOINT gesammelt. Diese Echtzeitdaten dienen als verlässliche Controlling- und Entscheidungsgrundlage für das PMO und für die Geschäftsführung. Mit ONEPOINT hat das PMO immer und überall Zugriff auf die konzernweiten Projektdaten, sowie die Möglichkeit der Geschäftsführung jederzeit den genauen Stand der Portfolios, Projekte und Ressourcen zu berichten.

Auch müssen sich Projektleiter und -mitarbeiter durch eine transparente Sicht auf die Ressourcenauslastung nicht mit Doppelbuchungen und Arbeitsüberlastungen auseinandersetzen.

Laut Maria Cleofe Merico, Leiterin des PMOs, hat die neugewonnene Projekttransparenz auch positive Effekte auf den Workflow der Projektleiter.

Vollständig vom PMO verwaltet, können die Projektleiter nun nicht nur ihre Projekte, sondern auch andere Projekte sehen. So werden die Projektleiter motiviert, ihre Projektplanung und -durchführung konsequent zu aktualisieren und zu verbessern.

Das Support-Team von ONEPOINT Projects steht im engen Austausch mit dem PMO von EidosMedia. Mit neuen Versionen von ONEPOINT Projects wird ONEPOINT nun einige Anfragen seitens EidosMedia umsetzen, um den Jira-ONEPOINT Workflow zu verbessern und somit einen noch effizienteren Workflow zu sichern.

Der größte Vorteil von ONEPOINT Projects ist, dass ich jederzeit ganz einfach Berichte generieren, den Stand der Projekte sowie die Pipeline checken kann. Außerdem kann ich die Arbeit der Projektmanager steuern und diese so schneller auf Abweichungen aufmerksam machen.

Maria Cleofe Merico Head of PMO EidosMedia S.p.A.

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