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Ein multinationales High-Tech-Unternehmen vereinheitlicht und optimiert sein Projekt- und Portfoliomanagement auf internationaler Ebene.

  • Eine klare und detaillierte Veranschaulichung der Projektdaten erm├Âglicht eine optimale Controlling-Grundlage f├╝r das Project Management Office

  • Die neugewonnene Transparenz unterst├╝tzt eine genaue und effiziente Planung sowie termingerechte Projektabschl├╝sse

  • Detaillierte Portfolio- und Ressourcen├╝bersichten liefern aktuelle Informationen f├╝r die Ressourcenplanung und beugen Arbeits├╝berlastungen vor

  • Budgetabweichungen werden durch ein laufendes Controlling der jederzeit abrufbaren Echtzeitdaten minimiert

Die Herausforderung

EidosMedia S.p.A. ist ein italienisches Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Mailand. Das Unternehmen wurde im Jahr 1999 gegründet. Es hat weitere Niederlassungen in London, Paris, Frankfurt, New York, Sydney und São Paulo.

Das Hauptprodukt von EidosMedia ist eine Multi-Publishing-Software f├╝r die Medienbranche. Neben dem Medienbereich bedient EidosMedia auch weitere Bereiche wie den Finanzsektor, den ├Âffentlichen Sektor sowie die Pharmaindustrie mit eigens zugeschnittenen Publishing-L├Âsungen. Zu den bekanntesten Kunden z├Ąhlen The Washington Post, Le Monde, die Deutsche Post oder die Financial Times.

Bei den meisten Projekten im Unternehmen handelt es sich um Kundenprojekte im IT-Bereich, die mit einer Reihe von unterschiedlichen Tools abgewickelt wurden. Die Projektplanung erfolgte in MS Project, das Projektcontrolling in Excel und die Zeiterfassung in einem inhouse erstellten Programm. F├╝r das Portfoliomanagement wurde eine andere Software herangezogen.

Das Unternehmen ist mit seinen zahlreichen Niederlassungen stark international vernetzt. Daher ist es keine Seltenheit, dass ein Projektmitarbeiter aus den USA beispielsweise bei einem Projekt einer Niederlassung in Italien oder Frankreich mitarbeitet.

Neben der Zusammenf├╝hrung von Daten aus verschiedenen Tools war eine der gr├Â├čten Herausforderungen ein korrektes und effizientes Ressourcenmanagement. Zudem war es anspruchsvoll und arbeitsintensiv, Projekte einheitlich zu verwalten und zu visualisieren. Bereits 2012 hatte die EidosMedia GmbH, eine unabh├Ąngige deutsche Niederlassung der italienischen Muttergesellschaft, die Notwendigkeit und den Nutzen einer professionellen Projektmanagement-L├Âsung erkannt.

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Die L├Âsung

Nach einer ausgiebigen Internetrecherche hat die EidosMedia GmbH Deutschland neben anderen Projektmanagementl├Âsungen ONEPOINT Projects in die engere Wahl genommen. Es folgte eine Webpr├Ąsentation und eine kurze Testphase, welche innerhalb k├╝rzester Zeit ├╝berzeugte. Nach nur einem Monat lizenzierte die EidosMedia GmbH Deutschland ONEPOINT Projects.

Nach einem schnellen und unkomplizierten Rollout mit einem zweit├Ągigen Workshop waren die Key-User der deutschen Niederlassung in der Lage, ONEPOINT Projects zu nutzen und ihre Projektmitarbeiter intern zu schulen.

Vier Jahre nach der Einf├╝hrung von ONEPOINT Projects in Deutschland etablierte die Muttergesellschaft EidosMedia S.p.A. ein f├╝r die gesamte Gruppe zust├Ąndiges Projekt Management Office (PMO), um einen besseren ├ťberblick ├╝ber alle internationalen Projekte und Portfolios zu erhalten. Die meisten Tochtergesellschaften k├Ąmpften noch mit der doppelten Ressourcenverteilung und der daraus resultierenden Arbeits├╝berlastung. Au├čerdem war es f├╝r das PMO sehr arbeitsintensiv, die weltweiten Projektdaten zu kontrollieren und f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung aufzubereiten. Daher entschied man sich 2017 mit dem konzernweiten Rollout einer professionellen Projektmanagement-L├Âsung zu beginnen.

Nach einer internationalen Ausschreibung entschied sich die EidosMedia S.p.A ein weiteres Mal f├╝r ONEPOINT Projects. Ausschlaggebend hierf├╝r waren nicht nur die positiven Erfahrungen der deutschen Kollegen und das ├╝ber die Jahre aufgebaute Fachwissen, sondern auch die bidirektionale Jira-Schnittstelle, sowie die API/REST-F├Ąhigkeit von ONEPOINT Projects.

Der Jira-Connector und die REST-API-F├Ąhigkeit erm├Âglichen es den Mitarbeitern, konzernweit mit ihren gewohnten Tools zu arbeiten, wie z.B. Jira oder dem von EidosMedia selbst entwickelten Zeiterfassungstool.

Aufgrund des einfach gestalteten Aufbaus von ONEPOINT konnte der weltweite Rollout komplett inhouse durchgef├╝hrt werden. Die deutschen Kollegen informierten das PMO und andere wichtige Anwender ├╝ber Web-Meetings. Au├čerdem wurden Prozesse und Informationen schriftlich festgehalten, die jederzeit von den jeweiligen Teammitgliedern abgerufen werden k├Ânnen.

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Der Nutzen

Internationale Projektdaten werden nun automatisch in ONEPOINT gesammelt. Diese Echtzeitdaten dienen als verl├Ąssliche Controlling- und Entscheidungsgrundlage f├╝r das PMO und f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung. Mit ONEPOINT hat das PMO immer und ├╝berall Zugriff auf die konzernweiten Projektdaten, sowie die M├Âglichkeit der Gesch├Ąftsf├╝hrung jederzeit den genauen Stand der Portfolios, Projekte und Ressourcen zu berichten.

Auch m├╝ssen sich Projektleiter und -mitarbeiter durch eine transparente Sicht auf die Ressourcenauslastung nicht mit Doppelbuchungen und Arbeits├╝berlastungen auseinandersetzen.

Laut Maria Cleofe Merico, Leiterin des PMOs, hat die neugewonnene Projekttransparenz auch positive Effekte auf den Workflow der Projektleiter.

Vollst├Ąndig vom PMO verwaltet, k├Ânnen die Projektleiter nun nicht nur ihre Projekte, sondern auch andere Projekte sehen. So werden die Projektleiter motiviert, ihre Projektplanung und -durchf├╝hrung konsequent zu aktualisieren und zu verbessern.

Das Support-Team von ONEPOINT Projects steht im engen Austausch mit dem PMO von EidosMedia. Mit neuen Versionen von ONEPOINT Projects wird ONEPOINT nun einige Anfragen seitens EidosMedia umsetzen, um den Jira-ONEPOINT Workflow zu verbessern und somit einen noch effizienteren Workflow zu sichern.

Der gr├Â├čte Vorteil von ONEPOINT Projects ist, dass ich jederzeit ganz einfach Berichte generieren, den Stand der Projekte sowie die Pipeline checken kann. Au├čerdem kann ich die Arbeit der Projektmanager steuern und diese so schneller auf Abweichungen aufmerksam machen.

Maria Cleofe Merico Head of PMO EidosMedia S.p.A.

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