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Ein weltweit tätiger Orden optimiert Projektplanung und -controlling in über zehn Gesundheitseinrichtungen in Österreich.

  • Größere Transparenz durch einfachen Zugriff auf aktuelle Informationen über zentrale und lokale Projekte in über zehn verschiedenen Gesundheitseinrichtungen und Niederlassungen

  • Geringeres Projektrisiko durch verbessertes und effizienteres Projektcontrolling

  • Weniger Aufwand durch verstärkte Nutzung von Synergieeffekten und einen größeren Erfahrungsaustausch

  • Effizienterer Einsatz von Ressourcen durch klare Visualisierung von Plan- und Ist-Werten

Die Herausforderung

Die Barmherzigen Brüder Österreich sind Teil des weltweit tätigen Hospitalordens des heiligen Johannes von Gott. Der Orden ist tief im Gesundheitswesen verwurzelt und das erste Krankenhaus in Österreich wurde vor über 400 Jahren begründet. Derzeit umfasst die österreichische Ordensprovinz mehr als 30 Gesundheitseinrichtungen in Österreich, der Slowakei, Ungarn und der Tschechischen Republik. Im Jahr 2015 waren mehr als 6.800 Menschen in Österreich beschäftigt.

Obwohl die Barmherzigen Brüder Österreich ein Gesundheitsunternehmen sind, führen sie, wie jedes andere Unternehmen auch, verschiedene Projekte in einzelnen Einrichtungen durch. Solche Projekte sind zum Beispiel Verbesserungen der Medikationsprozesse oder der Bettenbelegung.

Allerdings ist die Projektmanagementsituation im Gesamten noch komplexer. Neben Projekten in jeder Einrichtung gibt es auch landesweite Projekte, wie z.B. die Erstellung von Richtlinien für die ELGA-Einführung (kurz für den österreichischen Standard der elektronischen Gesundheitsakte). An diesen Projekten sind mehrere Institutionen beteiligt, die von der Zentralverwaltung in Wien koordiniert werden. Diese Abteilung entwickelt und führt Projekte auch selbst aus. Jede einzelne Einrichtung muss diese Projekte nach bestimmten Rahmenrichtlinien durchführen. Derzeit sind in Österreich ca. 180 Personen regelmäßig im Projektmanagement tätig. Bei diesen Projekten handelt es sich meist um Organisations-, Entwicklungs- und IT-Projekte.

Durch das Fehlen einer umfassenden Projektübersicht und einheitlicher Standards nahm die Intransparenz zu und ein Projektcontrolling wurde nahezu unmöglich. Im Herbst 2012 wurde die Notwendigkeit eines einheitlichen Projektmanagements deutlich. Im Jahr 2013 startete die Zentralverwaltung ein Projekt, um PMI- und IMPA-basierte interne Standards und Grundsätzen für das Management zukünftiger Projekte zu entwickeln. Im Rahmen dieses Projekts entschied sich die Organisation für den Einsatz einer einheitlichen Softwarelösung für Portfolio-, Programmmanagement und für zukünftige Projekte, um die operative Planung und das Controlling in Österreich zu vereinfachen. Niederlassungen in der Slowakei, in Ungarn und in Tschechien waren im ersten Schritt nicht Teil des Projektmanagement-Rollouts.

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Die Lösung

Nach umfangreichen Internetrecherchen evaluierte die Zentralverwaltung mehr als 20 verschiedene Softwareprodukte. Neben "echter" PM-Funktionalität war eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit eines der Schlüsselkriterien, da die meisten Anwender nur im Gesundheitsbereich und nicht im Projektmanagement tätig sind. Darüber hinaus war auch die Möglichkeit, jederzeit Berichte für das Top-Management bereitzustellen, von großer Bedeutung.

Die Wahl fiel auf ONEPOINT Projects, weil es intuitiv und einfach zu bedienen sowie IPMA- und PMI-konform ist. Zusätzlich war auch die übersichtliche Visualisierung von Plan- und Ist-Werten in ONEPOINT ausschlaggebend für die Wahl. Die Barmherzigen Brüder Österreich entschieden sich für die Server-Enterprise-Lösung in Kombination mit den Optionen Program Management, Planning & Controlling und Risk Management. Seit Herbst 2015 evaluieren sie zudem ihr Projektportfolio mit der ONEPOINT Portfolio Analysis Option.

Die Einführung von ONEPOINT Projects wurde von der IT-Abteilung der Barmherzigen Brüder Österreich und ONEPOINT abgewickelt. Im Anschluss daran hielt Gerald Aquila, der Geschäftsführer von ONEPOINT, einen eintägigen Workshop mit zukünftigen Schlüsselbenutzern der Gesundheitseinrichtung. Dank der Individualisierbarkeit von ONEPOINT, der einfachen Konfiguration und leichten Handhabung liefen das Rollout und die Anpassung von ONEPOINT Projects ohne Schwierigkeiten.

Da die meisten der täglichen ONEPOINT-Anwender Ärzte und Krankenschwestern sind, ist es bemerkenswert, dass die Anwendung schnell angenommen wurde.

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Der Nutzen

Nach der Einführung von ONEPOINT Projects vor mehr als drei Jahren wird es mittlerweile in der Zentralverwaltung und allen relevanten Gesundheitseinrichtungen eingesetzt. Aktuell liegt der Fokus beim Einsatz von ONEPOINT klar auf der Projektplanung, der Ressourcenplanung auf Teamebene, der Projektübersicht und dem Reporting.

Der größte Vorteil der Lösung ist die höhere Transparenz durch die Projektübersicht, die aktuellere Informationen liefert und das gesamte Projektcontrolling erleichtert. Die Gefahr, dass Dinge doppelt gemacht werden, ist eliminiert. Die Nutzung von Synergieeffekten und der Erfahrungsaustausch haben zugenommen.

Auch das Top-Management ist begeistert von der Möglichkeit, laufende Projekte jederzeit und überall selbst überwachen zu können.

Dank dieser positiven Auswirkungen sind die Barmherzigen Brüder Österreich laufend bemüht, die Nutzung von ONEPOINT auf noch mehr Personen in den verschiedenen Einrichtungen auszuweiten, um für zukünftige Aufgaben optimal gerüstet zu sein.

Dr. Georg Wolf

ONEPOINT bringt das komplexe Projektgeschehen auf den Punkt: Wer arbeitet an Projekten? Welche Projekte sind uns wichtig? Wie weit sind wir?

Dr. Georg Wolf Leiter Qualitätsmanagement Krankenhaus der Barmherzigen Brüder Wien

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