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Ein deutschlandweit agierendes Radio-unternehmen schafft Projekttransparenz und optimiert dadurch seine Ressourcenverteilung und -auslastung.

  • Eine detaillierte Projekt- und Ressourcen-√ľbersicht liefert aktuelle Informationen als optimale Entscheidungsgrundlage f√ľr die Unternehmensleitung

  • Die neugewonnene Projekttransparenz sichert eine effiziente Planung und termingerechte Projektabschl√ľsse

  • Eine klare und detaillierte Planung erm√∂glicht genaue Ressourcen-Forecasts und beugt Arbeits√ľberlastungen vor

  • Strukturierte Aufgabenordnung und schnelle Zeiterfassung sichern effiziente Projektfortschritte entsprechend des Budget-Rahmens

Die Herausforderung

REGIOCAST ist ein deutsches Radiounternehmen mit Niederlassungen in Kiel, Leipzig und Berlin. REGIOCAST betreibt zahlreiche Audiomarken, digital und analog, und ist an √ľber 30 Radiosendern, H√∂rfunkvermarktern und anderen Unternehmen aus dem Medienbereich beteiligt.

Gegr√ľndet wurde REGIOCAST 2004, als R.SH (Radio Schleswig-Holstein), die PSR-Mediengruppe und der KOM (Gesellschafterin mehrerer regionaler Radiosender) sich zu einem Unternehmen zusammenschlossen. Mittlerweile hat das Unternehmen √ľber 450 Angestellte und knapp neun Millionen H√∂rer t√§glich.

Projektmanagement ist in REGIOCASTs BIT (Broadcast und IT) -Abteilung ein wesentlicher Bestandteil des t√§glichen Arbeitsalltages. In dieser Abteilung werden haupts√§chlich IT-Projekte abgewickelt. Die Gr√∂√üe der Projekte variiert stark und reicht von der Umstrukturierung der Email-Kommunikation des Unternehmens bis hin zum Aufbau von neuen Sendestudios. Bei √ľber 90 Projekten war es schwierig ohne professionelle Projektmanagementl√∂sung den √úberblick √ľber Ressourcenauslastung und Projektfortschritte zu behalten und neue Projekte ordentlich zu planen. Projektverz√∂gerungen waren keine Seltenheit und die Mitarbeiter der BIT-Abteilung hatten permanent mit Arbeits√ľberlastung zu k√§mpfen.

2014 brachte ein Gro√üprojekt, der Umzug eines Radiosenders, die ohnehin schon schwierige Projektmanagement-Situation dieser Abteilung an den Rand der Machbarkeit. Der Projektbetrieb geriet ins Stocken und eine Steuerung war durch die intransparente Ressourcenauslastung sehr schwierig. Die Einf√ľhrung einer professionellen Projektmanagementl√∂sung wurde damit unerl√§sslich.

Zuerst wurde mit einem Task-Management-Tool versucht die angespannte Situation zu entschärfen. Die Projektmitarbeiter konnten zwar ihre Aufgaben mithilfe von Kanban-Boards ordnen und strukturierter abarbeiten, aber eine Visualisierung der Ressourcenauslastung war weiterhin nicht möglich. Die erhoffte Entlastung blieb dadurch aus und die Abteilung musste sich nach einer komplexeren Projektmanagementlösung umsehen.

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Die Lösung

Nach einer ausgiebigen Internetrecherche kamen mehrere Projektmanagementl√∂sungen in die engere Auswahl. Herr Axel Felsmann, mittlerweile einer der beiden Project Management Office Leiter, testete die kostenlose Testversion von ONEPOINT ausf√ľhrlich.

Nach einer kurzen Einarbeitungsphase √ľberzeugten die benutzerfreundliche Oberfl√§che und die klare visuelle Darstellung der Projekt- und Ressourcendaten. 2016 wurde schlie√ülich die Serverversion von ONEPOINT offiziell lizenziert. Die Installation verlief schnell und unkompliziert. Im Zuge eines eint√§gigen Einf√ľhrungsworkshops wurde auch dem restlichen Team in Leipzig ONEPOINT Projects n√§hergebracht.

Nachdem sich die BIT-Abteilung in ONEPOINT eingearbeitet hatte und die ersten Projekte mit ONEPOINT abgewickelt wurden, fand ein weiterer eint√§giger Workshop in Kiel statt, in dem nochmal vertiefend die umfassenden Funktionen des ONEPOINT ‚ÄěBerichte‚Äú-Bereichs behandelt wurde.

Au√üerdem wurde die Ressourcenauslastung weiter optimiert. Da die Mitarbeiter der BIT-Abteilung nicht nur an Projekten arbeiten, sondern auch im Alltagsgesch√§ft eingebunden sind, musste erst der ideale Schl√ľssel f√ľr die Auslastungsplanung gefunden werden.

Mittlerweile werden Ressourcen nur mehr zu 50 % in Projekten verplant. So verbleibt gen√ľgend Zeit, um Linient√§tigkeiten zu erledigen und etwaige Fehlzeiten wie Krankenstand oder Urlaub abzufangen.

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Der Nutzen

Zwei Jahre nach der Einf√ľhrung von ONEPOINT Projects konnten neben der fristgerechten Abwicklung zahlreicher Projekte auch ein PMO aufgebaut werden.

Da REGIOCAST mit traditionellen Projektmanagementmethoden arbeitet, begr√ľ√üen die Projektmanager die intuitiv bedienbaren und visuell ansprechenden Funktionen der standardbasierten Planung sehr.

Die Projektmitarbeiter sch√§tzen vor allem den ‚ÄěMeine Arbeit‚Äú- Bereich, der durch eine klare Arbeitspaket- und To-do-√úbersicht und einer schnellen und einfachen Zeiterfassung effizientes Arbeiten erm√∂glicht.

Als größten Nutzen von ONEPOINT Projects wird jedoch eindeutig das transparente und visuell ansprechende Ressourcenmanagement in ONEPOINT betrachtet.

Schon kurze Zeit nach der Einf√ľhrung von ONEPOINT konnte man eine wesentliche Verbesserung der Kommunikation zwischen der BIT-Abteilung und der REGIOCAST Gesch√§ftsleitung wahrnehmen. Das Management sah nun in Echtzeit woran und wie lange die Mitarbeiter der BIT-Abteilung arbeiteten.

Durch diese neugewonnene Transparenz kann die Gesch√§ftsleitung auf bestm√∂glichem Wege √ľber laufende Projekte informiert werden. So kann der ideale Zeitpunkt f√ľr neue Projektstarts festgelegt werden, ohne wieder eine Arbeits√ľberlastung der Mitarbeiter und daraus resultierende Verz√∂gerungen bef√ľrchten zu m√ľssen.

Anfang 2018 wurde erstmals mithilfe von ONEPOINTs ‚Äěeinfachen Projekten‚Äú schnell und effizient die Ressourcen-auslastung f√ľr ein ganzes Jahr √ľberschlagsm√§√üig kalkuliert. Somit hatte man gleich zu Beginn des Jahres einen groben √úberblick welche und wie viele Projekte in diesem Jahr gestartet werden k√∂nnen.

Neben der Projektressourcenplanung konnten auch Projektanlage, Projektdokumentation und Projekt-controlling vereinheitlicht und optimiert werden. Durch die Portfolio Analyse Option wird der Gesch√§ftsleitung von REGIOCAST auch auf Portfolioebene eine √ľbersichtliche und einheitliche Darstellung der derzeitigen Projekte geboten.

Mit ONEPOINT haben wir endlich die M√∂glichkeit Arbeitspakete zusammenzustellen ohne unsere Ressourcen zu √ľberlasten. Au√üerdem haben wir durch die vereinfachte Projektplanung schnell festgestellt, dass wir f√ľr drei bis vier Projekte, die wir dieses Jahr gerne gemacht h√§tten, nicht gen√ľgend Ressourcen zur Verf√ľgung haben.

Axel Felsmann PMO REGIOCAST