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Ein internationales Consulting-Start-Up optimiert sein Projektmanagement und bietet seinen Auftraggebern maximale Transparenz bei Kundenprojekten.

  • Eine einheitliche und klare Darstellung der Projektaufgaben erm√∂glicht eine optimale Zusammenarbeit zwischen Kunde und Berater

  • Die neugewonnene Transparenz erleichtert die Kommunikation mit Stakeholdern und erm√∂glicht fristgerechte Projektabschl√ľsse

  • Detaillierte Projektdatendarstellungen minimieren Planabweichungen und Arbeits√ľberlastungen

  • Mehrkosten werden durch ein regelm√§√üiges Controlling mit standardisierten Berichten leicht ermittelt und minimiert

Die Herausforderung

Das Beratungsunternehmen increase advisory, solutions & implementation wurde 2015 als Aktiengesellschaft gegr√ľndet. Die vier T√§tigkeitsbereiche der increase AG sind Financial Advisory, Merger and Acquisition, IT und SAP Consulting. Neben den drei Niederlassungen in Wien, Linz und Innsbruck hat das Unternehmen √ľber 200 Partner in Deutschland, Rum√§nien, Schweiz, Tschechien, Russland, USA, Mexiko und Dubai, die gemeinsam unter der Marke ‚Äěincrease‚Äú auftreten.

Im Tätigkeitsbereich Merger and Acquisition sowie Financial Advisory werden Unternehmen aus allen Branchen beraten. Im Tätigkeitsbereich SAP-Consulting kommen die Kunden vor allem aus der Anlagen- und Maschinenbaubranche sowie aus dem Lebensmittel-bereich und der Pharmazeutischen Industrie. Es werden große und kleinere Kundenprojekte sowie Großangebote, die von mehreren Partnern erstellt werden, von der increase AG als Projekte abgewickelt.

Die besondere Herausforderung bei Kundengro√ü-projekten ist, dass die Projektbeteiligten h√§ufig in unterschiedlichen Kontinenten ans√§ssig sind. Es ist nicht ungew√∂hnlich, dass ein Projekt, zum Beispiel eine SAP-Einf√ľhrung, in √Ėsterreich geplant und gesteuert, aber von Mexikanern in Kolumbien und Venezuela durchgef√ľhrt wird.

Durch die Zeitverschiebung, kulturelle Besonderheiten und die enorme geographische Distanz l√§sst sich kaum nachvollziehen, welche Projektaufgaben mexikanische Projektmitarbeiter bereits in Venezuela oder Kolumbien begonnen und abgeschlossen haben und inwieweit das Projekt nun wirklich fortgeschritten ist. Bereits in der Gr√ľndungsphase der increase AG war man sich dieses Problems bewusst, aber eine geeignete L√∂sung wurde damals nicht gefunden.

Zuerst wurden ein Ticketing-System und Excel verwendet, um Gro√üprojekte dieser Art abzuwickeln. Excel-Dokumente wurden per Email hin- und hergeschickt, was unmittelbar zur Folge hatte, dass Daten doppelt erfasst und √ľber falsche Versionen diskutiert wurde. Dauerhaft war diese L√∂sung somit nicht tragbar.

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Die Lösung

Durch eine Empfehlung einer ehemaligen Gesch√§ftspartnerin wurde Hans K√∂nig, Mitgr√ľnder und einer der zwei CEOs der increase AG, auf ONEPOINT Projects aufmerksam.

Da auch Kunden und externe Projektmitarbeiter während der Projektlaufzeit mit ONEPOINT arbeiten sollten, waren eine leichte Erlernbarkeit und intuitive Handhabung des Projektmanagement-Tools besonders wichtig. Zusätzlich war die Sicherstellung eines einheitlichen Dokumentenstandards ein weiterer wichtiger Punkt, zumal sich unterschiedliche Dokumentenlayouts oft schwer vergleichen lassen.

Es folgte eine zweit√§gige Testphase, in der sich Hans K√∂nig selbstst√§ndig mit ONEPOINT Projects auseinandersetzte. Herr K√∂nig war von Anfang an von ONEPOINTs intuitiver Bedienbarkeit √ľberzeugt. Besonders gut gefielen im au√üerdem das einheitliche Design der Berichte, mit denen die eingegebenen Daten ohne gro√üen Aufwand vergleichbar waren. Nachdem noch einige Fragen bez√ľglich der Funktionen in ONEPOINT per Telefon gekl√§rt werden konnten, wurde die Cloudversion von ONEPOINT Projects lizenziert. Ein Einf√ľhrungsworkshop war dadurch nicht mehr n√∂tig und der gesamte Rollout verlief problemlos und ungew√∂hnlich schnell.

Die increase AG hat eine gewisse Anzahl an Usern lizenziert, die je nach Projekt an beteiligte Mitarbeiter und Partner der increase AG, an den Kunden und die Projektmitarbeiter des Kunden ausgegeben werden. Ist das Projekt abgeschlossen, werden diese User f√ľr das n√§chste Projekt verwendet und an die jeweiligen Projektbeteiligten vergeben.

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Der Nutzen

Eine einfache, aber sehr beliebte Funktion in ONEPOINT ist die To-do Liste inkl. Dokumentenanlage. Diese wird bereits vor dem Projektstart definiert und mit dem Auftragsunternehmen durchgegangen. Das hat den Vorteil, dass schon vor dem offiziellen Projektstart alle Aufgaben definiert sind und diese dann strukturiert abgearbeitet werden können. Es kommt dadurch weniger zu Missverständnissen und Projekte können fristgerecht abgeschlossen werden. Des Weiteren erleichtert ONEPOINTs Berichte-Funktion insofern die Projekt-Kommunikation, als alle Informationen in einer vordefinierten einheitlichen Form dargestellt werden.

Der gr√∂√üte Nutzen f√ľr die increase AG ist, dass alle Projektbeteiligten Zugang zu den gleichen Informationen haben und jederzeit und √ľberall ihren Informationsstand auffrischen k√∂nnen. So wird ONEPOINT Projects bei Kundengro√üprojekten mittlerweile als Qualit√§tsstandard mitverkauft, denn das Auftragsunternehmen kann mit ONEPOINT jederzeit und √ľberall den Projektfortschritt √ľberpr√ľfen.

AGEine Ausweitung der Anzahl an ONEPOINT Usern ist bereits angedacht. Zum einen m√∂chte die increase AG zuk√ľnftig alle Angebotsprojekte mit ONEPOINT Projects abwickeln. Denn somit wird es auch f√ľr die Partner transparenter, wer wieviel Arbeit bzw. Personenstunden einbringt. Zum anderen wird ein enormer Beratungsbedarf in der Sparte SAP-Consulting angenommen, da alle Firmen in den n√§chsten Jahren von einem √§lteren SAP-System auf das neue SAP HANA umstellen m√ľssen.

Projekte laufen oft aus dem Ruder, da vom Auftraggeber Dinge oft nachtr√§glich gefordert werden, die laut Auftragnehmer nicht in den Anforderungen enthalten waren. Mit ONEPOINT haben wir von Anfang an das Projekt und alle enthaltenen Aufgaben im Blick und beide Seiten k√∂nnen jederzeit nachpr√ľfen, was getan werden muss oder bereits erledigt wurde.

Hans König CEO increase AG