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Einer der europaweit f√ľhrenden Hersteller von Schlie√ü- und Sicherheitstechnik optimiert die standort- und abteilungs√ľbergreifende Projektarbeit, verbessert die Fortschritts.kontrolle und sichert Projekt Know-how.

  • H√∂here Transparenz und verbessertes Projekt-Controlling √ľbergreifend √ľber Abteilungen und Niederlassungen

  • Strukturierte und genaue Aufgabenplanung und Ressourcenmanagement

  • Zeiterfassung und Statusr√ľckmeldung direkt durch Mitarbeiter

  • Verbesserte Dokumentation durch automatisch erstellte Projekt-Reports

Die Herausforderung

EVVA ist ein √∂sterreichisches Familienunternehmen und europaweit einer der f√ľhrenden Hersteller von mechanischer und elektronischer Schlie√ü- und Sicherheitstechnik. Sowohl im mechanischen als auch im elektronischen Bereich bietet EVVA integrierte Gesamtl√∂sungen f√ľr unterschiedlichste Schutzbed√ľrfnisse. Weltweit r√ľstet EVVA Hotels, B√ľrogeb√§ude, Einkaufszentren, √∂ffentliche Einrichtungen, Schulen, Museen, Flugh√§fen, Wohnhausanlagen, Logistik-, Gewerbe-, Handel- und Industrieobjekte mit modernsten Zutrittsl√∂sungen aus.

Seit 1919 zeichnen EVVA Innovation und innovative Produkte aus und diese bilden auch das Fundament der langjährigen Erfolgsgeschichte. Mit 14 Niederlassungen in 12 Ländern ist EVVA auf dem europäischen Markt vertreten.

Einen besonders hohen Stellenwert haben daher fachbereichs- und standort√ľbergreifende Produktentwicklungsprojekte.

Die kontinuierliche Weiter- und Neuentwicklung von Schlie√üsystemen und Zutrittsl√∂sungen f√ľhrt zu immer komplexeren und hochwertigeren Produkten.

Diese resultieren aus immer umfangreicheren, innovativen Gro√üprojekten. Der Erfolgsdruck solche Projekte ‚Äěin time, in budget, in quality‚Äú erfolgreich durchzuf√ľhren und die Vielzahl an Produkten zur Marktreife zu bringen steigt seit jeher. Die dadurch notwendigen Anpassungen und Ver√§nderungen in Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb und Service nehmen immer gr√∂√üere Dimensionen an.

Die Planung und Koordination solcher unternehmens-weiten Großprojekte erfordert neben hervorragendem Know-how, Erfahrung und Kreativität der Ingenieure und Konstrukteure auch eine hohe Professionalität im Projekt- und Produktmanagement.

Aus diesem Grund werden seit Jahren kontinuierlich Ma√ünahmen zur St√§rkung des Projektmanagements ergriffen, umfangreiche Gruppentrainings durchgef√ľhrt und ein unternehmensspezifisches Projektmanagement-Handbuch etabliert.

Des Weiteren war es sinnvoll die Softwarelandschaft im Projektmanagement zu vereinheitlichen und ein Produkt zu w√§hlen, welches die Zusammenarbeit √ľber Abteilungs- und Niederlassungsgrenzen hinaus in Projekten mit bis zu 50 verschiedenen Akteuren und Mitarbeitern erm√∂glicht. Flankierend dazu wird ein Projekt-Management-Office (PMO) in der Organisationsentwicklung angesiedelt um die Standardisierungsbem√ľhungen zu unterst√ľtzen und die Sicherung von Projektwissen und deren Wiederverwertung zu erleichtern.

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Die Lösung

In die engere Auswahl kam ONEPOINT Projects Enterprise Server durch die in einem Firmware-Entwicklungsprojekt gesammelte positive Vorerfahrung mit der freien ONEPOINT Projects Community-Version und die Aussicht auf die zus√§tzlichen Optionspakete f√ľr das Projektcontrolling, die Mitarbeiterverf√ľgbarkeit und das Risikomanagement.

Dar√ľber hinaus √ľberzeugte die ansprechende Benutzeroberfl√§che, der zentrale Zugriff auf die Projektpl√§ne und -aufgaben und die damit verbundene M√∂glichkeit der gemeinsamen, parallelen Verwendung.

Nat√ľrlich wurden auch das preislich attraktive Benutzerlizenzmodell, die kurzen Reaktionszeiten des kompetenten Anwendersupports und der geringe Installationsaufwand an den Mitarbeiter-PCs durch die Verwendung von Standard-Browsern, bei der Entscheidung ber√ľcksichtigt.

Die zumeist intuitive Bedienung bedeutete geringen Schulungsaufwand. In halb- und eint√§gigen Trainings wurden die f√ľr den sinnvollen Einsatz relevanten Projektmanagement-Grundlagen wiederholt, deren Anwendungsf√§lle in der Software einge√ľbt und einige Besonderheiten in der Bedienung erkl√§rt.

Die Sorge des hohen zus√§tzlichen Aufwands f√ľr die Erstellung und Pflege von Projektpl√§nen in ONEPOINT Projects sowie die bei dem ein oder anderen Mitarbeiter anf√§ngliche Sorge der Fremd√ľberwachung konnten schnell ausger√§umt werden, so dass eine positive und erwartungsvolle Grundstimmung die Einf√ľhrung der neuen Software begleitete.

Mittlerweile nutzen bis zu 80 Mitarbeiter, Teil- und ProjektleiterInnen die Funktionen von ONEPOINT Projects und haben die Vorteile bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben sowie bei der Projektplanung und -steuerung zu sch√§tzen gelernt. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Kontrolle des Projektfortschritts, wie z.B. im Screenshot oben. Vergleichbare Ansichten finden sich einmal auf Gesamtprojektebene und auf Vorgangs-/Aufgabenebene und erm√∂glichen den schnellen √úberblick √ľber den Status eines Projektportfolios, oder √ľber ein einzelnes Projekt- oder Teilprojekt.

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Der Nutzen

Die Einsatzgebiete von ONEPOINT Projects haben sich nach ca. 6 Monaten auf die Bereiche Forschung & Entwicklung, Produktmanagement, Fertigungs-√ľberleitung, Marketing, Vertrieb, Service & Support, interner IT-Service und Organisationsentwicklung ausgedehnt.

Bei dieser Erfolgsgeschichte spielt neben der bereits genannten Fortschrittskontrolle im Gesamtprojekt auch der Zuwachs an Transparenz √ľber die einzelnen Projektaufgaben, deren Mitarbeiterzuweisung und die dadurch leichtere Koordination eine entscheidende Rolle.

Durch die Zeiterfassungsfunktion erfolgt zudem eine genauere Dokumentation des tats√§chlichen Aufwands und unterst√ľtzt das erfahrungsbasierte Lernen f√ľr Projektleiter. Durch das Erzeugen von wiederverwendbaren Projektvorlagen k√∂nnen f√ľr bestimmte Teilprojekte √ľber die Zeit immer verl√§sslichere Projektpl√§ne erstellt werden.

Der Nutzen der vereinheitlichten Projektmanagement Plattform schlägt sich auch durch die Controlling- Option in einem vereinfachten Projektcontrolling nieder, weil Projektstatusberichte zuverlässig und schnell auf Knopfdruck erzeugt werden können.

Mittelfristig sollen nach und nach auch die M√∂glichkeiten der Kostenplanung und -kontrolle ausgesch√∂pft werden und f√ľr Kundenprojekte die abrechnungsbegleitenden Funktionen vom Projektvertrieb gepr√ľft werden.

Last, but not least ist die Koordination der Projektschritte √ľber Abteilungs- und Niederlassungsgrenzen hinweg deutlich einfacher geworden und auch die kleineren Funktionen wie die Projektcheckliste, die Projektpipeline und das Risikomanagement machen ONEPOINT Projects zu einer in sich runden und abgestimmten Projektmanagement-L√∂sung.

Bei der Einf√ľhrung von ONEPOINT Projects stand der Gedanke im Vordergrund, die Erreichung der Ziele ‚Äěin time‚Äú, ‚Äěin budget‚Äú und ‚Äěin quality‚Äú f√ľr unsere internen Produktentwicklungsprojekte sicherzustellen. Mit ONEPOINT Projects sind wir diesem Ziel einen wesentlichen Schritt n√§her gekommen und haben zugleich die Chance gewonnen, mittelfristig aus unseren Projekten zu lernen und immer besser zu werden!

Thomas Steininger Abteilungsleiter Qualitätsmanagement & Organisationsentwicklung EVVA Sicherheitstechnologie GmbH