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Ein multinationales High-Tech-Unternehmen vereinheitlicht und optimiert sein Projekt- und Portfoliomanagement auf internationaler Ebene.

  • Eine klare und detaillierte Veranschaulichung der Projektdaten erm├Âglicht eine optimale Controlling-Grundlage f├╝r das Project Management Office

  • Die neugewonnene Transparenz unterst├╝tzt eine genaue und effiziente Planung sowie termingerechte Projektabschl├╝sse

  • Detaillierte Portfolio- und Ressourcen├╝bersichten liefern aktuelle Informationen f├╝r die Ressourcenplanung und beugen Arbeits├╝berlastungen vor

  • Budgetabweichungen werden durch ein laufendes Controlling der jederzeit abrufbaren Echtzeitdaten minimiert

Die Herausforderung

EidosMedia S.p.A. ist ein italienisches Software-Unternehmen mit Hauptsitz in Mailand. Das Unternehmen wurde 1999 gegründet und hat mittlerweile weitere Niederlassungen in London, Paris, Frankfurt, New York, Sydney und São Paulo.

EidosMedias Hauptprodukt ist eine Multi-Publishing-Software f├╝r den Medienbereich. Neben dem Medienbereich bedient EidosMedia, auch weitere Bereiche wie den Finanzsektor, den ├Âffentlichen Sektor sowie die Pharmaindustrie mit eigens zugeschnittenen Publishing-L├Âsungen. Zu den bekanntesten Kunden z├Ąhlen The Washington Post, Le Monde, die Deutsche Post oder die Financial Times.

Bei den meisten Projekten im Unternehmen handelt es sich um Kundenprojekte im IT-Bereich, die mit einer Reihe von unterschiedlichen Tools abgewickelt wurden. Die Projektplanung erfolgte in MS Project, das Projektcontrolling in Excel und die Zeiterfassung in einem inhouse erstellten Programm. F├╝r das Portfoliomanagement wurde wieder eine andere Software herangezogen.

Das Unternehmen ist mit seinen zahlreichen Niederlassungen stark international vernetzt. Daher ist es keine Seltenheit, dass ein Projektmitarbeiter aus den USA beispielsweise bei einem Projekt einer Niederlassung in Italien oder Frankreich mitarbeitet.

Die gro├če Herausforderung ist neben der Zusammenf├╝hrung der Daten aus unterschiedlichen Tools auch ein effizientes und korrektes Ressourcenmanagement. Des Weiteren war eine einheitliche Abwicklung und Darstellung der Projekte auf diesem Wege sehr m├╝hsam und mit einem hohen Arbeitsaufwand verbunden. Die EidosMedia GmbH, eine unabh├Ąngige Niederlassung der EidosMedia S.p.A. in Deutschland, erkannte deswegen bereits 2012 die Notwendigkeit und den Vorteil einer professionellen Projektmanagementl├Âsung.

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Die L├Âsung

Nach einer ausgiebigen Internetrecherche hat die EidosMedia GmbH Deutschland neben anderen Projektmanagementl├Âsungen ONEPOINT Projects in die engere Wahl genommen. Es folgte eine Webpr├Ąsentation und eine kurze Testphase, welche innerhalb k├╝rzester Zeit ├╝berzeugte. Nach nur einem Monat lizenzierte die EidosMedia GmbH Deutschland ONEPOINT Projects. Der Rollout verlief ebenso unkompliziert und schnell. Nach einem zweit├Ątigen Training waren die Key-User der deutschen Niederlassung bereit ONEPOINT einzusetzen und ihre Projektmitarbeiter intern zu schulen.

Vier Jahre nach der Einf├╝hrung von ONEPOINT Projects in Deutschland wurde ein konzernweit zust├Ąndiges Project Management Office aufgebaut, um auch auf internationaler Ebene einen besseren ├ťberblick ├╝ber Projekte und Portfolios zu erhalten. Den Tochterunternehmen machten Doppelzuweisungen und die daraus resultierenden Arbeits├╝berlastungen aber weiterhin Probleme. Des Weiteren war es f├╝r das PMO sehr arbeitsintensiv, die weltweiten Projektdaten zu steuern und f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung aufzubereiten. Man entschied sich deswegen 2017 f├╝r die konzernweite Ausrollung einer professionellen Projektmanagementl├Âsung. Nach einer internationalen Ausschreibung entschied sich die EidosMedia S.p.A ein weiteres Mal f├╝r ONEPOINT Projects.

Ausschlaggebend hierf├╝r waren nicht nur die positiven Erfahrungen der deutschen Kollegen und das ├╝ber die Jahre aufgebaute Fachwissen, sondern auch die bidirektionale Jira-Schnittstelle, sowie die API/Rest ÔÇô F├Ąhigkeit von ONEPOINT Projects. Diese erlaubt es den Mitarbeitern konzernweit mit ihren gewohnten Tools, wie zum Beispiel Jira oder dem internen Zeiterfassungstool, weiterzuarbeiten.

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Der weltweite Rollout erfolgte diesmal nur inhouse und verlief abermals schnell und unkompliziert. Das PMO und weitere Key-User wurden von ihren deutschen Kollegen via Webmeetings in ONEPOINT eingef├╝hrt. Zus├Ątzlich wurden Prozesse und Informationen schriftlich festgehalten, die von den beteiligten Personen jederzeit eingesehen werden konnten.

Der Nutzen

Internationale Projektdaten werden nun automatisch in ONEPOINT gesammelt. Diese Echtzeitdaten dienen als verl├Ąssliche Controlling- und Entscheidungsgrundlage f├╝r das PMO und f├╝r die Gesch├Ąftsf├╝hrung. Mit ONEPOINT hat das PMO immer und ├╝berall Zugriff auf die konzernweiten Projektdaten, sowie die M├Âglichkeit der Gesch├Ąftsf├╝hrung jederzeit den genauen Stand der Portfolios, Projekte und Ressourcen zu berichten.

Zus├Ątzlich haben Projektmanager und ÔÇômitarbeiter durch eine transparente Ressourcenauslastung nicht mehr mit Doppelbuchungen zu k├Ąmpfen und Arbeits├╝berlastungen zu bef├╝rchten. Laut Maria Cleofe Merico, Leiterin des PMOs, hat die neugewonnene Projekttransparenz auch positive Effekte auf den Workflow der Projektleiter.

Die Projektleiter k├Ânnen, gesteuert durch das PMO, seit der Einf├╝hrung von ONEPOINT Projects nicht nur ihre eigenen, sondern auch andere Projekte sehen. So sind Projektleiter motiviert ihre Projektplanung und ÔÇôabwicklung regelm├Ą├čig zu aktualisieren und zu verbessern.

ONEPOINT Projects arbeitet sehr kundenorientiert. Der Support steht in st├Ąndigem Austausch mit EidosMedias PMO. Mit der neuen Version von ONEPOINT Projects wird ONEPOINT nun einige Anfragen seitens EidosMedia umsetzen, um den Jira-ONEPOINT Workflow noch mehr zu verbessern und somit einen noch effizienteren Workflow zu sichern.

Der gr├Â├čte Vorteil von ONEPOINT Projects ist, dass ich jederzeit ganz einfach Berichte generieren, den Stand der Projekte sowie die Pipeline checken kann. Au├čerdem kann ich die Arbeit der Projektmanager steuern und diese so schneller auf Abweichungen aufmerksam machen.

Maria Cleofe Merico Head of PMO EidosMedia S.p.A.