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Ein weltweit tätiger Orden optimiert Projektplanung und -controlling in über 10 Gesundheitseinrichtungen in Österreich.

  • Größere Transparenz durch einfachen Zugang zu aktuellen Informationen über zentrale und lokale Projekte hinweg in über 10 verschiedenen Gesundheitseinrichtungen und Niederlassungen

  • Minimiertes Projektrisiko durch verbessertes und effizienteres Projektcontrolling

  • Weniger Overhead durch stärkere Nutzung von Synergieeffekten und intensiveren Erfahrungsaustausch

  • Effizientere Ressourcennutzung durch klare Visualisierung von Plan- und Ist-Werten

Die Herausforderung

Die Barmherzigen Brüder Österreich sind Teil des weltweit tätigen Hospitalordens des heiligen Johannes von Gott. Der Orden ist tief im Gesundheitswesen verwurzelt, das erste Krankenhaus in Österreich wurde vor über 400 Jahren begründet. Zur österreichischen Ordensprovinz zählen derzeit über 30 Gesundheitseinrichtungen in Österreich, Tschechien, der Slowakei und Ungarn. 2015 beschäftigte der Orden in Österreich über 6.800 MitarbeiterInnen.

Ungeachtet ihrer Ausrichtung auf das Gesundheitswesen führen die Barmherzigen Brüder Österreich seit langer Zeit eine Vielzahl unterschiedlichster Projekte in den einzelnen Einrichtungen durch. Solche Projekte widmen sich zum Beispiel der Verbesserung von Medikationsprozessen oder der Bettenbelegung.

Allerdings ist die Projektmanagementsituation im Gesamten sogar noch komplexer. Zu den Projekten in jeder einzelnen Einrichtung kommen nämlich auch noch Projekte über die ganze Ordensprovinz hinweg, wie z.B. das Erstellen von Richtlinien für die Einführung von ELGA (Elektronische Gesundheitsakte). Diese Projekte reichen über mehrere Institutionen und werden von der Zentralverwaltung in Wien koordiniert. Diese Abteilung entwickelt und führt Projekte auch selbst aus.

Jede einzelne Einrichtung muss bei der Abwicklung dieser Projekte gewisse allgemeine Richtlinien befolgen. Derzeit befassen sich etwa 180 Personen in Österreich regelmäßig mit Projektmanagement. Dabei handelt es sich meist um organisatorische, Entwicklungs- und IT-Projekte.

Da es an einem Gesamtüberblick über die Projekte sowie an durchgängigen Standards mangelte, wurde die Intransparenz immer größer und Projektcontrolling nahezu unmöglich. Im Herbst 2012 wurde immer klarer, dass es eines einheitlichen Projektmanagements bedurfte. 2013 startete die Zentralverwaltung ein Projekt zur Entwicklung von PMI- und IPMA-basierten internen Standards und Grundsätzen für die Durchführung zukünftiger Projekte. Bei der Arbeit an diesem Projekt fiel die Entscheidung, eine einheitliche Softwarelösung für Portfolio-, Programmmanagement und zukünftige Projekte zu nutzen, um die operative Planung und das Controlling in Österreich zu vereinfachen. Die Niederlassungen in der Slowakei, Ungarn und Tschechien wurden in der ersten Rollout-Phase noch nicht berücksichtigt.

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Die Lösung

Nach einer umfangreichen Internetrecherche testete die Zentralverwaltung mehr als 20 verschiedene Softwarelösungen. Neben „echter“ PM-Funktionalität war erstklassige Usability das Schlüsselkriterium, da die meisten Anwender vorrangig nur im Gesundheitsbereich und nicht im Projektmanagement tätig waren. Abgesehen davon hatte auch die Möglichkeit der Berichtserstellung für das Top-Management besonderen Stellenwert.

Die Wahl fiel schließlich auf ONEPOINT Projects, da es sich als intuitiv, benutzerfreundlich und auch IPMA- und PMI-konform erwies. Außerdem war die klare Visualisierung der Plan- und Ist-Werte in ONEPOINT ausschlaggebend für die Wahl. Die Barmherzigen Brüder Österreich entschieden sich für die Enterprise Server-Version in Kombination mit der Program Management, Planning & Controlling und Risk Management Option.

Seit Herbst 2015 wird auch das Projektportfolio mit Hilfe der Portfolio Analysis Option von ONEPOINT evaluiert. Die Einführung von ONEPOINT Projects wurde von der IT-Abteilung der Barmherzigen Brüder Österreich und ONEPOINT abgewickelt. Im Anschluss daran hielt Gerald Aquila, der Geschäftsführer von ONEPOINT, einen eintägigen Workshop mit zukünftigen Schlüsselbenutzern der Gesundheitseinrichtung.

Dank der Individualisierbarkeit von ONEPOINT, der einfachen Konfiguration und leichten Handhabung liefen das Rollout und die Anpassung von ONEPOINT Projects ohne Schwierigkeiten. Bedenkt man, dass Ärzte und Pflegepersonal die Mehrheit der regelmäßigen ONEPOINT-Nutzer darstellen, ist es bemerkenswert, wie schnell die Anwendung Akzeptanz fand.

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Der Nutzen

Seit seiner Einführung vor mehr als drei Jahren wird ONEPOINT Projects nun in der Zentralverwaltung und allen relevanten Gesundheitseinrichtungen genutzt. Derzeit liegt der Fokus bei der Verwendung von ONEPOINT klar auf Projektplanung, Ressourcenplanung auf Team-Level, Projektübersicht und Reporting.

Der wesentlichste Nutzen von ONEPOINT ist eindeutig die größere Transparenz infolge der Projektübersicht, welche aktuellere Informationen liefert und so das gesamte Projektcontrolling vereinfacht.

Das Risiko von Doppelgleisigkeiten wurde minimiert, die Nutzung von Synergieeffekten und der Erfahrungsaustausch intensiviert. Außerdem ist das Top-Management sehr froh darüber, laufende Projekte egal wann und wo selbst überwachen zu können.

Dank dieser positiven Auswirkungen sind die Barmherzigen Brüder Österreich laufend bemüht, die Nutzung von ONEPOINT auf noch mehr Personen in den verschiedenen Einrichtungen auszuweiten, um für zukünftige Aufgaben optimal gerüstet zu sein.

Dr. Georg Wolf

ONEPOINT bringt das komplexe Projektgeschehen auf den Punkt: Wer arbeitet an Projekten? Welche Projekte sind uns wichtig? Wie weit sind wir?

Dr. Georg Wolf Leiter Qualitätsmanagement Krankenhaus der Barmherzigen Brüder Wien