01. Oktober 2020

Die Timeline – Live-Management-Reporting in seiner besten Form

Das Management-Reporting ist die primäre Informationsquelle für alle Manager, Stakeholder und Entscheidungsträger und damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Natürlich ist auch die Digitalisierung zu einem integralen Bestandteil des Management-Reportings geworden.

Gerald Aquila

Gerald Aquila

397 Wörter • 3 Minuten

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Darüber hinaus hat sich die effektive Kommunikation von Projektinformationen zu einer unerlässlichen Kompetenz entwickelt, über die jeder Projektmitarbeiter verfügen muss. Wenn es darum geht, wichtige Projektinformationen an das Management weiterzugeben, unterstützen Visualisierungen dies wesentlich.

"Sind wir auf Kurs, um unsere Termine einzuhalten?"

Während der Projektstatus-Meetings wird jeder Manager oder Interessensvertreter die Frage Nr. 1 stellen: "Sind wir auf Kurs, um unsere Termine einzuhalten?". Die visuelle Darstellung von Daten und Fakten ist zur Beantwortung dieser Frage unerlässlich.

Denken Sie an den letzten Projektstatusbericht zurück, den Sie erstellt oder mit dem Sie sich beschäftigt haben. Hatte dieser irgendwelche visuellen Elemente? War der Fortschritt des Projekts deutlich zu erkennen? Wurden Farben verwendet? Wurde nur schwarzer Text verwendet? War er leicht verständlich?

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Natürlich ist es möglich, ein Gantt chart zu kopieren und in den Bericht oder die Präsentation einzufügen. Aber diese Diagramme können recht komplex und für Ihr Management oder Ihre Stakeholder teilweise verwirrend sein.

Und da sich der Trend zur visuellen Informationsvermittlung heutzutage kontinuierlich fortsetzt, gibt es großartige Tools, mit denen Sie Ihren Projektfortschritt und die Daten auf einer benutzerdefinierten Timeline visuell darstellen können. Mit einigen Tools ist es sogar möglich, sie live zu präsentieren.

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Timelines sind wie zusammengefasste Gantt-Diagramme, in denen nur die wichtigsten Termine, Meilensteine, Arbeitspakete und Phasen angezeigt werden. Die Stärke der Erstellung einer Timeline für Berichte liegt darin, dass Sie mehr Kontrolle über die Daten haben und nur das anzeigen können, was Sie für das Wichtigste halten. Es ist nicht so einfach, Ihr Gantt-Diagramm auf die gleiche Weise zu filtern.

Stellen Sie sich einen Projektbericht oder eine Präsentation mit einer ansprechend gestalteten Timeline vor, die geplante Vorgänge sowie abgeschlossene und bevorstehende Meilensteine in Farbe hervorhebt!

Die Anwendung einer visuellen Methode zur Präsentation von Daten für andere wird es einfacher machen, detaillierte Daten und Projektinformationen auf organisierte Weise zu veranschaulichen. Zudem werden sich Ihr Management und Ihre Interessensvertreter freuen, einen umfassenden Überblick zu erhalten.

Mit einer Timeline wird das Live-Management-Reporting wesentlich erleichtert, indem ausgewählte Phasen, Arbeitspakete und Meilensteine auf einen Blick visualisiert werden.

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Relevante Projektmanagementbegriffe

Gantt-Diagramm  

In einem Gantt-Diagramm (benannt nach Henry Gantt) werden alle Arbeitsschritte innerhalb eines Projektes als horizontale Balken entlang einer Zeitachse dargestellt. So sind Dauer, Überlappungen und Abhängigkeiten aller Tätigkeiten auf einen Blick ersichtlich. Die Terminplanung nach Gantt gehört zu den gängigsten Methoden im Projektmanagement.

Projektcontrolling / Projektsteuerung  

Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Das Projektcontrolling ist somit dafür zuständig, die Projektziele, das geplante Budget und die festgelegte Qualität mit dem laufenden Projekt zu vergleichen, Abweichungen auf ihre Ursachen hin zu untersuchen und Gegenmaßnahmen vorzuschlagen.

Projektfortschrittsbericht  

In einem Fortschrittsbericht wird der Fortschritt des Projekts dokumentiert. Der Fortschrittsbericht enthält wichtige Informationen über den Status des Projekts, wie erzielte Ergebnisse, (neu erkannte) Risiken und Prognosen über den weiteren Verlauf des Projekts hinsichtlich Kosten, Termine und Qualitäten. Er wird in regelmäßigen Abständen wiederholt.

Projektstatus  

Der Projektstatus repräsentiert den aktuellen Stand des Projektes. Häufig wird der Projektstatus mittels der drei Ampelfarben Grün (alles in Ordnung, kein Handlungsbedarf), Gelb (Handlungsbedarf), Rot (Achtung, dringender Handlungsbedarf) visualisiert.

Statusbericht / Status-Report  

Der Statusbericht ist ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings und wird in regelmäßigen Abständen ausgearbeitet. Oft wird die Projektbewertung anhand einer sogenannten Statusampel (grün, gelb, rot) vorgenommen.

Glossar